Payer une nuit d’hôtel avec une carte logée ne rend pas sa TVA récupérable. L’exclusion du droit à déduction sur le logement des salariés reste entière, quel que soit le moyen de paiement. Ce que la carte logée change, c’est le circuit : au 1ᵉʳ septembre 2026, la dépense naît directement en facture électronique B2B, au nom de l’entreprise, déjà réglée.
Trois scénarios de la norme AFNOR XP Z12-014 encadrent ces dépenses. Les cas 5 et 6 traitent les frais avancés par le collaborateur, le cas 7 l’achat réglé par carte logée ou carte d’achat. Ils figurent parmi les 44 cas d’usage AFNOR XP Z12-014 recensés par la version en vigueur.
Pour une direction financière, l’arbitrage ne porte donc pas sur la TVA de la chambre. Il porte sur le volume de justificatifs qui sortent du flux électronique. Chacun de ces justificatifs devra ensuite justifier un écart face à une déclaration de TVA pré-remplie par l’administration.
Le moyen de paiement ne décide pas de la déductibilité de la TVA. Il décide du circuit, e-invoicing ou e-reporting, du nom porté par la facture, et du nombre de pièces qu’un collaborateur devra rapporter à la main.
Le diagnostic vous dit quelles dépenses atterriront sur votre plateforme agréée, et lesquelles n’y arriveront jamais.
Carte logée, carte affaires, carte d’achat : ce que le support ne décide pas
Les trois supports circulent souvent sous le même nom dans les services généraux. Leur traitement fiscal diverge pourtant dès l’achat. Le critère n’est ni la matière du support ni le logo de l’émetteur, mais le compte débité et le nom porté par la facture.
Trois supports de paiement, deux circuits fiscaux
La carte logée repose sur un compte ancré chez un prestataire, le plus souvent une agence de voyages. Aucune carte physique n’est remise au collaborateur. Hôtellerie, billetterie et location de véhicules concentrent l’essentiel des usages, avec un montage triangulaire : l’entreprise commande, l’émetteur paie le fournisseur, puis refacture.
La carte d’achat suit la même logique hors déplacement, sur des achats récurrents de faible montant. La carte affaires, elle, se dédouble. En débit entreprise, le compte de la société est prélevé et le traitement rejoint celui de la carte logée. En débit salarié, la dépense redevient une avance de frais classique.
Les cartes virtuelles à usage unique, générées pour une réservation précise, se rattachent au même schéma que la carte logée. Le porteur change, la logique fiscale non. Un service voyages peut donc cumuler les trois supports sans que ses collaborateurs perçoivent la moindre différence au comptoir.
Ce que porte la facture décide du circuit, pas le plastique
Dans le cas 5, le salarié règle avec son propre moyen de paiement mais obtient une facture au nom de l’entreprise. Il transmet au vendeur l’adresse de facturation électronique de son employeur. La facture transite alors par les plateformes agréées comme dans le cas nominal de la facture B2B classique, le collaborateur étant assimilé à un tiers payeur.
Un identifiant doit permettre de rattacher la facture au bon collaborateur. La norme admet le matricule, le numéro de ticket de caisse ou les derniers chiffres de la carte. Le matricule reste préférable au nom, qui circulerait sinon en clair dans tout le flux. Techniquement, cette donnée se loge dans le champ EXT-FR-FE-43 du profil EXTENDED-CTC-FR, ou dans le BT-18 en EN 16931.
Le cas 6 couvre la situation inverse. Le salarié repart avec un ticket à son nom, et l’opération bascule en e-reporting B2C. Une porte de sortie subsiste : demander une facture électronique a posteriori, sans que la TVA soit comptée deux fois. En pratique, cette régularisation dépend entièrement de la réactivité du fournisseur.
La qualification se joue donc à la caisse, pas à la comptabilisation. Un collaborateur qui ne se signale pas comme professionnel est traité en client particulier, exactement comme un voyageur relevant de la gestion de la détaxe. Le tableau suivant met les trois circuits en regard.
| Scénario de dépense | Qui règle le vendeur | Circuit fiscal | Facture au nom de | |
|---|---|---|---|---|
| Frais avancés avec factureCas 5 AFNOR | Le collaborateur | E-invoicing B2B | L’entreprise | Le cas nominal |
| Frais avancés, ticket de caisseCas 6 AFNOR | Le collaborateur | E-reporting B2C | Le salarié | E-reporting B2C |
| Carte logée ou carte d’achatCas 7 AFNOR | Le gestionnaire de cartes | E-invoicing, facture déjà payée | L’entreprise | Facture acquittée |
Ces trois scénarios figuraient déjà parmi les 36 cas d’usage initiaux de la version 1.0. Le périmètre s’est ensuite élargi avec l’ajout des cas 37 à 42, puis avec la version 1.3. La norme AFNOR XP Z12-014 en vigueur est la version 1.4, publiée le 30 juin 2026. La logique des frais professionnels, elle, n’a pas bougé.
Le circuit carte logée, champ par champ
Le cas 7 appartient à la famille des paiements par tiers, au même titre que l’affacturage et tiers payeur ou les factures centralisées en trésorerie groupe. Sa particularité tient à la chronologie : le paiement précède la facture, ce qui inverse les contrôles habituels.
Les champs qui font une facture déjà payée
Le vendeur encaisse via le gestionnaire de cartes, puis émet sa facture au nom de l’entreprise acheteuse. Cette facture doit porter les marqueurs du règlement déjà intervenu. Le cadre de facturation BT-23 bascule en B2, S2 ou M2 selon la nature de l’opération, les cadres standards restant admis.
Le montant déjà payé, porté par le BT-113, égale le total TTC du BT-112. Le net à payer du BT-115 tombe à zéro. La date d’échéance BT-9, si elle est renseignée, s’aligne sur la date de paiement. Une chambre à 220 € TTC produit donc une facture à 220 € payés et 0 € restant dus.
Deux champs concernent la carte elle-même. Le BT-87 reçoit les quatre à six derniers chiffres, jamais le numéro complet. Le BT-88, qui porte le nom du porteur, reste optionnel. Le renseigner fait circuler une donnée personnelle dans l’ensemble des systèmes de traitement, pour un bénéfice de rapprochement souvent nul.
Le gestionnaire de cartes n’est pas un tiers payeur au sens de la norme. Il exécute le paiement et transmet le relevé, mais la carte logée reste un moyen de paiement de l’acheteur. Aucun bloc dédié à un payeur tiers n’a donc à être renseigné.
Le statut « Encaissée » et le rapprochement au relevé
Quand la TVA est exigible à l’encaissement, le vendeur transmet un statut de cycle de vie « Encaissée ». Ce statut part de sa plateforme d’émission vers le concentrateur de données du PPF, puis vers la plateforme de réception de l’acheteur. La facture étant déjà réglée, les deux peuvent voyager ensemble.
La responsabilité de cette déclaration incombe au vendeur, même si sa plateforme la génère pour lui à partir des données de facture. Pour une livraison de biens, où la TVA n’est pas due à l’encaissement, le statut perd sa portée déclarative. Il garde alors un intérêt purement contractuel entre les parties.
L’entreprise reçoit en parallèle un second document : le relevé mensuel d’opérations établi par le gestionnaire de carte. Ce relevé n’est pas une facture électronique et ne transite pas par les plateformes agréées. C’est un document de rapprochement et de règlement, que l’entreprise paie en une fois plutôt que facture par facture.
Contester une dépense déjà réglée
Le rapprochement facture contre relevé devient le point de contrôle central. Chaque ligne du relevé doit correspondre à une facture reçue. Une anomalie repérée à ce stade se traite dans le cycle de vie de la facture : statut « Refusée », « En litige », « Approuvée partiellement » ou « Suspendue », avec règlement partiel du relevé.
Si le paiement initial est annulé alors qu’un statut « Encaissée » avait été transmis, le vendeur doit émettre un statut « Encaissée » négatif. Cette annulation neutralise la déclaration déjà remontée à l’administration. Sans elle, les données de paiement transmises ne correspondent plus aux flux réels.
Ce mécanisme se distingue du refus par l’acheteur classique, qui intervient avant règlement, et du litige suivi d’un avoir, qui corrige le montant facturé. Il ne se confond pas non plus avec un rejet à l’émission par la PA ou un rejet en réception, qui bloquent la facture en amont.
La TVA que la carte logée ne récupérera jamais
La réforme change le canal de transmission, pas les règles de déduction. Une dépense exclue du droit à déduction le reste avec une facture électronique impeccable. Cette nuance décide de la rentabilité réelle d’un basculement en carte logée, poste par poste.
Hôtel, train, taxi : une exclusion légale, pas un défaut de justificatif
Le 2° du 2 du IV de l’article 206 de l’annexe II du CGI exclut la TVA sur le logement fourni aux dirigeants et au personnel. Le BOFiP applique cette exclusion aux nuits d’hôtel. La TVA à 10 % sur la chambre d’un salarié en mission n’est donc jamais récupérable, même pour un déplacement strictement professionnel.
Le transport de personnes suit la même logique : billet de train, taxi, avion, coefficient d’admission nul. La location de véhicule de tourisme relève également de l’exclusion. Trois des postes les plus souvent logés sur une carte de voyage n’ouvrent donc aucun droit à déduction, quel que soit le circuit emprunté.
« Un ticket au lieu d’une facture, et la TVA de l’hôtel est perdue » : la formule est fausse. Sur l’hébergement d’un salarié, cette TVA n’était de toute façon pas déductible. Elle l’est en revanche quand la chambre bénéficie à un tiers, client ou prospect, à condition d’identifier le bénéficiaire sur la facture.
Ce qui reste déductible, et le seuil de 150 € HT
La restauration ouvre droit à déduction, à condition de disposer d’un document conforme. En dessous de 150 € HT, la facture simplifiée reste admise et le client peut renseigner lui-même le nom et l’adresse de son entreprise dans l’espace prévu. En dessous de 25 €, le restaurateur n’est même pas tenu d’établir une note.
Les repas et petits-déjeuners pris à l’hôtel suivent ce régime, à condition de figurer sur une ligne distincte du prix de la chambre. Les reçus de péage continuent de valoir facture s’ils mentionnent le taux et le montant de TVA, ainsi qu’un numéro séquentiel, avec un espace réservé aux informations de l’usager.
Au-delà de ces tolérances, la règle ne souffre aucune exception : sans facture au nom de l’entreprise, aucune TVA récupérable. Un document mal libellé se corrige par une facture rectificative, encore faut-il obtenir la coopération du fournisseur dans un délai raisonnable.
Le vrai gain du cas 7 : une TVA pré-remplie sans écart à justifier
L’argument financier de la carte logée ne se trouve pas dans la récupération de TVA. Il se trouve dans la qualité des données que l’administration recevra de toute façon. Plus une dépense reste dans le flux électronique, moins elle produit d’écart à expliquer.
Ce que la DGFiP verra, et ce qu’elle ne verra pas
Les factures reçues et les données de paiement alimentent la TVA pré-remplie que la DGFiP calcule. Une dépense passée en carte logée y figure nativement, avec son montant et son statut. Le rapprochement au relevé confirme simplement une donnée que l’administration détient déjà.
Une dépense du cas 6 disparaît au contraire du champ de vision fiscal. Le ticket de caisse et le reçu de péage devront être numérisés avec valeur probante et conservés. Ce sont eux qui justifieront l’écart entre la TVA déduite et le montant proposé par le pré-remplissage.
Double paiement et sanction : les deux fuites du circuit
Une facture marquée « déjà payée » qui entre dans un circuit fournisseur classique sera réglée une seconde fois. Le risque monte quand les processus RH et comptables restent séparés : le salarié se fait rembourser sa note de frais, la comptabilité paie la facture arrivée par la plateforme. Le net à payer à zéro du BT-115 est précisément le garde-fou à paramétrer.
Un contrôle qui ne lit que le montant total TTC ne verra jamais qu’une facture est acquittée. Le paramétrage doit porter sur le montant net à payer, pas sur le total, sous peine de double règlement au fil des déplacements.
S’ajoute le régime de sanctions et amendes pour non-conformité, avec 50 € par facture non émise au format électronique, plafonnés à 15 000 € par an, et une amende spécifique en cas d’absence de plateforme agréée en réception. Un droit à l’erreur couvre la première infraction régularisée dans les trente jours.
Ce qu’il reste à cadrer avant le 1ᵉʳ septembre 2026
À l’échéance du 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises comme les ETI devront en émettre. Les PME, TPE et micro-entreprises suivront le 1ᵉʳ septembre 2027. Les frais professionnels changent de régime dès la première échéance.
Le réflexe comptoir : SIREN, adresse de facturation, matricule
La conformité des notes de frais se joue devant la caisse, pas au service comptable. Une facture utilisable pour déclarer la TVA déductible doit porter le SIREN de l’entreprise et son adresse de facturation électronique, ou celle de sa plateforme agréée. Sans ces deux éléments, le vendeur ne peut pas router le document.
Chaque collaborateur doit donc disposer de ces informations en permanence, et connaître la règle des 150 € HT. Des solutions de QR code stockant le SIREN sur smartphone se déploient pour fiabiliser la transmission, y compris sur les automates. Former ses équipes comptables et ADV ne suffit pas : la population concernée est celle qui voyage.
Arbitrer poste par poste plutôt que basculer en bloc
L’hébergement, la billetterie et la location de véhicules gagnent à passer en carte logée, pour la suppression du circuit de remboursement, jamais pour la TVA. La restauration mérite l’arbitrage inverse : la TVA y est déductible et la tolérance sous 150 € HT reste praticable. Les petits achats trouvent leur place sur une carte affaires à débit entreprise.
Les déplacements concentrent d’autres cas voisins. Une réservation réglée avant le séjour relève de l’acompte en facturation électronique. Une commande passée sur une plateforme suit la logique des ventes via marketplace, parfois avec des factures multi-vendeurs agrégeant plusieurs prestataires.
La démarche complète consiste à balayer ses flux réels pour déterminer comment identifier ses cas d’usage, puis à écarter les fiches sans objet. Une entreprise qui pratique l’auto-facturation, la sous-traitance avec paiement direct ou la compensation de flux croisés coche d’autres cases.
D’autres situations restent sectorielles : les sociétés de barter, les sociétés en participation, les factures avec sous-lignes ou les professions soumises au secret professionnel. Pour les déplacements outre-mer, les cas DROM, COM et TAAF modifient la qualification des opérations. Savoir écarter un cas vaut autant que savoir l’appliquer.
- CGI, annexe II, article 206, IV : exclusions du droit à déduction
- BOFiP, BOI-TVA-DED-30-30-10 : dépenses de logement
- Norme AFNOR XP Z12-014, version 1.4 du 30 juin 2026
- francenum.gouv.fr : notes de frais et facturation électronique
Quel que soit le circuit retenu, la collecte des justificatifs conditionne la déduction de TVA et la fiabilité du rapprochement. C’est le maillon qui décidera du volume de travail manuel restant après l’échéance.
- Sous 150 € HT, le ticket suffit au remboursement. Au-dessus, facture au nom de l’entreprise, SIREN communiqué avant le paiement.
- Carte logée : facture B2B déjà payée, net à payer à zéro, relevé mensuel à rapprocher ligne à ligne.
- TVA sur l’hébergement des salariés, le transport de personnes et la location de véhicule de tourisme : exclue quel que soit le moyen de paiement.
- Statut « Encaissée » quand la TVA est exigible à l’encaissement, statut négatif si le paiement est annulé.
- Toute dépense sortie du flux électronique devra justifier un écart face à la TVA pré-remplie.
Comparez les plateformes agréées sur la réception, les statuts de cycle de vie et le traitement des factures déjà payées.
Questions fréquentes
Les indemnités kilométriques entrent-elles dans la facturation électronique ?
Non. Les frais kilométriques restent hors champ de la réforme : aucun fournisseur n’émet de facture, le remboursement repose sur une déclaration interne du salarié et sur le barème en vigueur. L’entreprise les traite comme aujourd’hui, dans son outil de notes de frais, sans flux e-invoicing ni e-reporting associé. Seules les dépenses adossées à une transaction avec un fournisseur sont concernées.
Que se passe-t-il si le fournisseur est établi à l’étranger ?
L’e-invoicing domestique ne s’applique pas : il vise les transactions entre assujettis établis en France. Une nuit d’hôtel à Madrid ou une réservation auprès d’une plateforme étrangère sort donc du circuit des plateformes agréées. Selon la nature de l’opération, elle peut relever de l’autoliquidation de TVA et du e-reporting côté acheteur français. Le justificatif étranger reste à collecter selon les règles classiques.
Mon hôtelier n’émettra qu’en 2027 : que reçoit mon entreprise d’ici là ?
Un document papier ou PDF, comme aujourd’hui. Beaucoup d’hôteliers et de restaurateurs sont des TPE, soumises à l’obligation d’émission au 1ᵉʳ septembre 2027 seulement. Les flux resteront donc hybrides pendant douze mois, avec deux circuits parallèles à réconcilier. Le cas du destinataire non équipé illustre la même friction en sens inverse, côté réception.
Le télépéage et les cartes carburant suivent-ils le circuit de la carte logée ?
Leur logique s’en rapproche fortement. Les abonnements de télépéage et les cartes carburant facturés mensuellement à l’entreprise donnent lieu à de vraies factures électroniques B2B, exactement comme une carte d’achat. Les passages ponctuels réglés au badge d’un particulier suivent en revanche la tolérance des reçus de péage, avec un justificatif qui reste hors du flux des plateformes agréées.
Les justificatifs papier restent-ils valables après le 1ᵉʳ septembre 2026 ?
Oui, dans un périmètre réduit. Le ticket papier conserve sa valeur de justificatif de remboursement entre le salarié et l’employeur, notamment sous 150 € HT. Pour la déduction de TVA, la facture au nom de l’entreprise devient la référence, hors tolérances spécifiques. Un archivage numérique horodaté facilite les contrôles et le rapprochement avec les relevés d’opérations.