Trois formats, et seulement trois, donnent à une facture sa validité dans la réforme française : Factur-X, UBL et CII. Ce trio, baptisé socle minimal, partage une même grammaire de données : la norme européenne EN 16931. Tout le reste, PDF classique compris, sort du cadre des échanges entre entreprises établies en France.
Cette bascule s’inscrit dans le chantier plus large de la facture électronique, encadré par l’article 289 bis du CGI. Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 en organise le déploiement. Le texte n’impose pas qu’un canal de transmission : il exige une structure de données précise, exploitable par les systèmes de l’administration.
Concrètement, votre logiciel n’aura pas à jongler entre les trois syntaxes : la plateforme chargée de vos flux convertit. En revanche, comprendre ce que chaque format contient, ce que les normes AFNOR ajoutent et ce que l’archivage exige reste nécessaire pour cadrer son projet et dialoguer avec son prestataire.
Le socle minimal : trois formats, une seule grammaire
Le terme « socle minimal » vient des spécifications externes publiées par la DGFiP, dont la version 3.2 date du 30 avril 2026. Il désigne les trois formats que toute Plateforme Agréée doit savoir émettre, recevoir et convertir, sans exception ni option payante.
Factur-X, UBL, CII : trois syntaxes pour les mêmes données
Chaque format du socle est un dialecte du XML structuré, la couche technique qui rend une facture lisible par une machine. La différence tient à l’origine du standard et à son terrain d’usage. Factur-X est le seul format hybride : un PDF/A-3 consultable à l’œil nu, avec un fichier XML embarqué. UBL et CII sont des XML purs, sans habillage visuel.
Le tableau suivant situe chaque format, avec sa fiche détaillée en lien.
| Format | Nature | Porté par | Terrain de prédilection |
|---|---|---|---|
| Factur-X | Hybride PDF/A-3 + XML | FNFE-MPE · FeRD | TPE et PME, lecture humaine conservée |
| UBL | XML pur | OASIS (ISO/IEC 19845) | E-commerce, réseau Peppol, flux internationaux |
| CII | XML pur | UN/CEFACT (ONU) | Industrie, logistique, gros volumes |
Le choix n’engage que l’émetteur. CII offre par exemple plus de 2 000 champs de données adaptables, là où un profil courant de Factur-X en mobilise une fraction. Pourtant, les trois véhiculent les mêmes informations obligatoires : c’est la conséquence directe de leur norme sémantique commune.
Factur-X et le ZUGFeRD 2.x allemand sont un seul et même standard, co-développé par le FNFE-MPE et le FeRD. Une facture conforme circule donc des deux côtés du Rhin sans conversion.
EN 16931 et les profils : ce que la norme impose vraiment
Publiée en 2017, la norme européenne EN 16931 définit le modèle sémantique : champs obligatoires, codes de TVA, règles de calcul des totaux. Elle reconnaît deux syntaxes d’expression, UBL 2.1 et CII D16B. Factur-X, de son côté, embarque un XML conforme à la syntaxe CII dans son PDF.
Reste la question des profils, c’est-à-dire du niveau de détail des données. Factur-X en propose plusieurs, de MINIMUM à EXTENDED. Le profil EN 16931 couvre la grande majorité des situations courantes. Pour les besoins propres au contrôle continu des transactions français, la réforme a ajouté le profil EXTENDED-CTC-FR, qui transporte les mentions et statuts spécifiques au dispositif national. Autrement dit, la norme fixe le vocabulaire, le profil fixe la profondeur.
La fin du PDF libre : qui bascule, quand
La question revient dans chaque réunion de préparation : le PDF disparaît-il ? Non. Il change de statut juridique, et cette nuance détermine tout le calendrier de votre mise à niveau.
Ce qui change au 1ᵉʳ septembre 2026, puis 2027
Au sens de l’article 289 bis du CGI, une facture électronique est émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée, avec un socle minimum de données structurées. Un PDF scanné ou généré par un traitement de texte ne remplit pas cette condition : il reste une image, pas un jeu de données.
Le calendrier de la réforme 2026 découle de cette définition. Au 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir ces fichiers, et les grandes entreprises comme les ETI doivent en émettre. L’échéance du 1ᵉʳ septembre 2027 étend l’émission aux PME, TPE et micro-entreprises. Les obligations varient ensuite selon la taille et le statut de la structure, avec des particularités propres à chaque secteur d’activité.
L’amende est plafonnée à 15 000 € par an. La DGFiP applique un droit à l’erreur sur 2026-2027 pour les entreprises de bonne foi, mais a écarté tout nouveau report du calendrier.
La conversion entre formats : le travail invisible des plateformes
Votre client réclame de l’UBL, votre logiciel sort du Factur-X ? Le cas est prévu. Les plateformes immatriculées doivent convertir d’un format du socle à l’autre lorsque l’émetteur et le destinataire ne s’accordent pas. Cette interopérabilité imposée explique pourquoi le choix du format reste un sujet d’organisation interne, pas un risque de blocage commercial.
Une facture n’est plus un document : c’est un jeu de données dont le visuel n’est qu’une projection.
— Lecture de l’article 289 bis du CGI
Même un PDF historique peut entrer dans le circuit : plusieurs opérateurs savent convertir un PDF en facture électronique conforme à l’entrée du flux. Le Portail Public de Facturation, lui, ne transporte plus les factures depuis son recentrage de 2024 : il tient l’annuaire central, opérationnel depuis juin 2025, et concentre les données fiscales.
Les normes AFNOR XP Z12 : la mécanique de précision
Les formats disent quoi écrire. Les normes AFNOR disent comment les acteurs se parlent. Elles sont produites par la commission AFNOR Facture Électronique, lancée en janvier 2025, qui rassemble plus de 300 membres sous le pilotage du FNFE-MPE, en lien avec la DGFiP.
Z12-012, Z12-013, Z12-014 : trois textes, trois fonctions
Le corpus se compose de trois normes complémentaires, mises à jour le 26 février 2026. Chacune couvre un étage distinct du dispositif.
| Norme | Objet | Dernière version |
|---|---|---|
| XP Z12-012 | Formats, profils et statuts de cycle de vie du socle | 26 février 2026 |
| XP Z12-013 | API standardisées entre plateformes et systèmes d’information | 26 février 2026 |
| XP Z12-014 | Cas d’usage B2B documentés, avec exemples XML | 26 février 2026 |
Le préfixe XP signale une norme expérimentale, étape qui précède le statut NF. La Z12-014 recense notamment 44 cas d’usage B2B : acomptes, factures rectificatives, autofacturation, affacturage. Après un an de publications trimestrielles, la commission bascule en maintenance annuelle à partir de novembre 2026, signe que le cadre se stabilise.
Statuts de cycle de vie et validation Schematron
Une facture conforme ne se contente plus d’exister : elle vit. Le dispositif définit une trentaine de codes de statut, dont quatre obligatoires : déposée, rejetée, refusée, encaissée. Ces messages remontent à l’administration et structurent le suivi du paiement entre les parties.
En amont, chaque fichier subit une double validation. La structure XML est contrôlée par le schéma XSD UN/CEFACT D22B, puis les règles métier françaises s’appliquent via les contrôles Schematron : cohérence des taux de TVA, présence des mentions, logique des totaux. Une facture mal codée est ainsi rejetée avant même d’atteindre son destinataire, ce qui déplace la gestion d’erreur très tôt dans le flux.
Transmettre les fichiers : protocoles, API et héritage EDI
Un format ne circule pas tout seul. Entre votre outil de gestion, votre plateforme et celle de votre client, des canaux techniques normalisés prennent le relais, et la plupart existaient avant la réforme.
EDI, AS2, SFTP, AS4 : ce que la réforme recycle
L’EDI structure les échanges interentreprises depuis les années 1980, bien avant que le mot dématérialisation n’existe. La réforme n’efface pas cet héritage : elle le canalise. Les flux entre plateformes empruntent des protocoles d’échange éprouvés comme AS2, AS4 ou SFTP, choisis pour leur fiabilité et leur traçabilité.
Par ailleurs, la DGFiP est devenue autorité Peppol pour la France en 2025. Ce rattachement arrime le dispositif national au réseau européen d’échange, où circule notamment l’UBL. Une entreprise exportatrice y gagne une continuité technique entre ses flux domestiques et ses flux intracommunautaires.
L’API normalisée pour interfacer son SI
Pour les directions informatiques, la norme XP Z12-013 définit deux interfaces standardisées : la consultation de l’annuaire et l’échange des factures et statuts. L’API de facture électronique évite ainsi de redévelopper un connecteur propriétaire à chaque changement de plateforme, un coût caché que les DSI connaissent bien.
Selon le sondage DGFiP présenté lors de la Journée Facture Électronique 2026, 84 % des plateformes agréées répondantes implémenteront l’API standardisée de la norme XP Z12-013.
Pour une TPE, l’enjeu technique est moindre : les logiciels et solutions compatibles embarquent déjà la connexion à une plateforme. Avant de trancher, les outils et simulateurs aident d’ailleurs à vérifier son périmètre d’obligation et le volume de factures concerné.
Conserver et prouver : l’autre moitié de la conformité
Émettre au bon format ne suffit pas : il faut pouvoir démontrer, des années plus tard, que la facture n’a pas bougé d’un octet. Cette exigence de preuve a ses propres normes et ses propres durées.
Archivage à valeur probante : durées, normes, coffres-forts
Le code de commerce impose de conserver les factures 10 ans ; le droit fiscal exige 6 ans minimum au titre de l’article L102 B du LPF. Sur cette période, l’archivage à valeur probante garantit l’intégrité, l’horodatage et la traçabilité du document. Le cadre technique de référence est la norme NF Z42-013, déclinée au plan international en ISO 14641.
L’outil qui matérialise ces garanties est le coffre-fort numérique : scellement des fichiers, journal des événements, empreintes cryptographiques. La plupart des plateformes l’intègrent dans leur offre, avec des durées et des conditions de réversibilité à examiner au contrat.
Ne confondez pas sauvegarde et archivage probant. Un dossier de PDF sur un serveur partagé ne prouve rien : sans scellement ni horodatage, l’intégrité du fichier reste contestable en contrôle.
PAF, signature, valeur probante : ce qui change avec la réforme
Jusqu’ici, l’article 289 VII du CGI reconnaissait trois voies pour garantir l’authenticité et l’intégrité d’une facture : la piste d’audit fiable, la signature électronique qualifiée et l’EDI complet. Le passage obligatoire par une plateforme immatriculée sécurise désormais nativement les flux domestiques : la valeur probante découle du canal lui-même.
La PAF ne disparaît pas pour autant. Elle reste pertinente sur les opérations hors e-invoicing : les ventes aux particuliers et les flux internationaux, qui relèvent de l’e-reporting, continuent de s’appuyer sur la documentation des contrôles internes. Cadrer ces deux régimes fait partie intégrante de la mise en conformité d’une entreprise.
Le socle : trois formats (Factur-X, UBL, CII), une norme sémantique commune (EN 16931), conversion garantie entre formats par les plateformes agréées.
La mécanique : trois normes AFNOR XP Z12 mises à jour le 26 février 2026, une trentaine de statuts de cycle de vie, double validation XSD et Schematron.
La preuve : conservation 6 à 10 ans, archivage NF Z42-013 à valeur probante, piste d’audit fiable maintenue sur les flux hors e-invoicing.
Reste un constat pratique : aucune entreprise n’a besoin de maîtriser ces normes ligne à ligne. Le bon outil les absorbe à votre place, et c’est précisément ce qu’il faut lui demander.
Questions fréquentes
Le format Factur-X est-il obligatoire ?
Non. La réforme reconnaît trois formats équivalents et laisse l’entreprise libre de son choix, la conversion entre formats étant assurée par les plateformes. En pratique, la majorité des éditeurs français ont retenu Factur-X par défaut, car son PDF intégré conserve une facture lisible sans outil spécialisé.
Peut-on encore envoyer une facture en PDF par e-mail ?
Entre entreprises établies en France, non : dès que l’obligation d’émission s’applique à votre profil, la facture doit transiter par une plateforme dans un format du socle. Le PDF reste en revanche utilisable vers les particuliers et les clients étrangers, ces opérations étant couvertes par la transmission de données d’e-reporting.
Quelle est la différence entre UBL et CII ?
Les deux sont des XML purs porteurs des mêmes données EN 16931, mais leurs écosystèmes diffèrent. UBL, standard OASIS reconnu ISO/IEC 19845, domine le e-procurement public européen et le réseau Peppol. CII, porté par l’ONU, offre plus de 2 000 champs adaptables et reste privilégié dans les filières industrielles et logistiques.
Les normes AFNOR XP Z12 sont-elles juridiquement obligatoires ?
Ce sont des normes volontaires, au statut expérimental. Elles font toutefois office de référence commune : l’administration y renvoie dans ses spécifications externes, et leur consultation est gratuite sur le site de l’AFNOR. Ignorer ces textes expose surtout à des défauts d’interopérabilité avec les autres acteurs du dispositif.
Quel format utiliser pour facturer le secteur public ?
La loi de finances pour 2026 a confirmé Chorus Pro comme plateforme unique des échanges avec les structures publiques. Les fournisseurs peuvent y déposer directement leurs factures dans les formats historiques du portail, ou passer par leur plateforme agréée en utilisant les formats du socle : Factur-X, UBL ou CII.