Payer une nuit d’hôtel avec une carte logée ou l’avancer de sa poche ne déclenche pas le même circuit fiscal. Dans le premier cas, la facture file en e-invoicing B2B vers la plateforme agréée de l’entreprise. Dans le second, la dépense peut basculer en simple e-reporting B2C, avec une TVA parfois perdue. À compter du 1ᵉʳ septembre 2026, le moyen de paiement choisi par le collaborateur détermine donc le traitement de chaque dépense professionnelle.
La norme AFNOR XP Z12-014, qui cartographie les 44 cas d’usage AFNOR XP Z12-014 de la réforme, consacre trois scénarios aux frais professionnels : les cas 5, 6 et 7. Les deux premiers couvrent les frais avancés par les collaborateurs, le troisième l’achat réglé par carte logée ou carte d’achat.
Pour les directions financières, l’enjeu dépasse la conformité documentaire. Le choix entre note de frais et carte logée devient un arbitrage entre un circuit à contrôles manuels et un flux B2B natif, déjà payé, rapproché automatiquement.
Une dépense, trois circuits : les cas 5, 6 et 7 de la norme AFNOR
La norme distingue les frais professionnels selon deux critères : qui paie, et au nom de qui la facture est libellée. Ces trois scénarios figuraient déjà parmi les 36 cas d’usage initiaux de la version 1.0, publiée le 13 juin 2025. Leur logique n’a pas bougé depuis.
Cas 5 et 6 : le collaborateur avance les frais
Dans le cas 5, le salarié paie avec son propre moyen de paiement, mais la facture est émise au nom de l’entreprise. Il transmet au vendeur l’adresse de facturation électronique de son employeur, ainsi qu’un élément d’identification de la transaction : matricule ou numéro de ticket de caisse. La facture, considérée comme réglée dès son émission, transite par les plateformes agréées comme dans le cas nominal de la facture B2B classique. Le collaborateur, assimilé à un tiers payeur, reçoit une version lisible du document pour se faire rembourser.
Le cas 6 couvre la situation inverse : le salarié repart avec un simple ticket à son nom. L’opération est alors traitée comme une vente B2C. Le vendeur la déclare en e-reporting, aucune facture n’arrive à l’entreprise, et la déduction de TVA devient en principe impossible. Reste une porte de sortie : demander a posteriori une facture électronique B2B, prévue par le cas 30 de la norme. En pratique, cette régularisation dépend de la réactivité du fournisseur.
Cas 7 : la carte logée bascule l’achat en B2B direct
La carte logée fonctionne sur un compte ancré chez le prestataire, le plus souvent une agence de voyages. Le montage est triangulaire : l’entreprise commande, l’émetteur de la carte paie le fournisseur pour son compte, puis refacture. Hôtellerie, billetterie et location de véhicules concentrent l’essentiel des usages.
Conséquence directe pour la réforme : la transaction naît B2B. La facture est émise au nom de l’entreprise, transite en e-invoicing et peut porter la mention « déjà payée ». Le collaborateur ne produit aucune note de frais, l’entreprise ne court aucun risque de ticket mal libellé. La zone grise du tiers payeur disparaît du processus.
Longtemps cantonnée aux services voyages des grands groupes, la carte logée change de statut avec la réforme : elle devient un levier de conformité fiscale, pas seulement un outil de trésorerie.
Le tableau suivant met les trois circuits en regard, du paiement jusqu’au droit à déduction.
| Scénario | Qui paie | Circuit | TVA déductible |
|---|---|---|---|
| Cas 5 · facture au nom de l’entreprise | Le collaborateur (tiers payeur) | E-invoicing B2B | Oui, sur la facture reçue |
| Cas 6 · simple ticket de caisse | Le collaborateur | E-reporting B2C | Non, sauf tolérances |
| Cas 7 · carte logée ou carte d’achat | L’émetteur de la carte, pour l’entreprise | E-invoicing B2B, facture « déjà payée » | Oui, circuit natif |
Le circuit carte logée étape par étape : facture, relevé, statut
Le cas 7 appartient à la famille des paiements par tiers, au même titre que l’affacturage et tiers payeur ou les factures centralisées en trésorerie groupe. Sa particularité : le paiement précède la facture, ce qui inverse les contrôles habituels.
Paiement par l’émetteur, facture au nom de l’entreprise
Au moment de l’achat, le vendeur est payé au travers de la carte. Il émet ensuite sa facture électronique vers la plateforme agréée de l’entreprise acheteuse, en signalant le règlement. Lorsque la TVA est due à l’encaissement, le statut « encaissée » accompagne la facture dans le cycle de vie transmis à l’administration.
L’entreprise reçoit en parallèle un second document : le relevé mensuel des transactions établi par le gestionnaire de carte. Chaque ligne du relevé doit correspondre à une facture reçue. C’est ce relevé, et non chaque facture isolée, que l’entreprise règle in fine à l’émetteur. Le volume documentaire reste donc maîtrisé, même avec plusieurs dizaines de déplacements par mois.
Rapprochement et statut « encaissée » : les contrôles qui changent
Le rapprochement facture-relevé devient le point de contrôle central du dispositif. Il vérifie la concordance des montants avant le paiement du relevé d’opérations. Une anomalie détectée à ce stade ne se traite pas comme un simple écart comptable : elle remonte dans le cycle de vie de la facture.
Si l’acheteur refuse une transaction déjà réglée, le vendeur doit émettre un statut « encaissée » négatif pour annuler la déclaration initialement transmise à l’administration. Sans cette annulation, la TVA déclarée ne correspond plus aux flux réels.
Ce mécanisme se distingue du refus par l’acheteur classique, qui intervient avant règlement, et du litige suivi d’un avoir, qui corrige le montant facturé. Il ne faut pas non plus le confondre avec les incidents techniques : un rejet à l’émission par la PA ou un rejet en réception bloque la facture avant même qu’elle n’atteigne l’acheteur.
TVA et seuil de 150 € HT : ce que chaque circuit permet de déduire
La récupération de TVA sur les frais professionnels obéit à une mécanique de seuils. Ces seuils relèvent des règles générales de facturation, mais la réforme en durcit les effets pratiques. Deux montants structurent tout : 25 € et 150 € HT.
Sous 150 € HT : tolérances, e-reporting et faux amis
En dessous de 150 € HT, aucune facture électronique normée n’est exigée : la facture simplifiée reste admise, et un ticket suffit pour rembourser le salarié. En dessous de 25 €, le restaurateur n’est même pas tenu d’émettre une facture. Le piège se loge ailleurs : ce ticket ne permet pas, en règle générale, de déduire la TVA si la facture n’est pas au nom de l’entreprise.
Les notes de restaurant inférieures à 150 € HT bénéficient d’une tolérance spécifique : le justificatif remis au salarié peut servir à déclarer la TVA déductible. Le restaurateur déclare alors l’opération en e-reporting B2C.
Cette frontière entre flux B2C et B2B traverse toute la réforme. Un collaborateur qui ne se signale pas comme professionnel est traité en client particulier, exactement comme un touriste relevant de la gestion de la détaxe. La qualification se joue à la caisse, pas au moment de la comptabilisation.
La facture au nom de l’entreprise, condition de la déduction
Au-delà des tolérances, la règle ne souffre aucune exception : sans facture au nom de l’entreprise, pas de TVA récupérable. Un document mal libellé peut être corrigé par une facture rectificative, à condition d’obtenir la coopération du fournisseur dans des délais raisonnables.
La période 2026-2027 ajoute une difficulté de calendrier. Beaucoup de restaurateurs et d’hôteliers, en tant que TPE, n’émettront qu’à partir du 1ᵉʳ septembre 2027 : les flux resteront hybrides, entre papier et électronique. Le cas du destinataire non équipé illustre la même friction côté réception. Pour les déplacements outre-mer, la version 1.3 de la norme a précisé le traitement des cas DROM, COM et TAAF, où les régimes de TVA territoriaux modifient la qualification des opérations.
Préparer collaborateurs et processus avant septembre 2026
Au 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises comme les ETI devront en émettre. Les PME, TPE et micro-entreprises suivront à l’émission le 1ᵉʳ septembre 2027. Les frais professionnels, eux, changent de régime dès la première échéance.
Côté terrain : SIREN, identifiants et bons réflexes
La conformité des notes de frais se joue au comptoir, pas au service comptable. Chaque collaborateur doit connaître la règle des 150 € HT et disposer en permanence du SIREN et de la raison sociale de son entreprise. Pour un hôtel à 300 € réglé avec un simple ticket, la TVA est perdue. Des solutions de QR code stockant le SIREN sur smartphone sont en cours de déploiement pour fiabiliser cette transmission, y compris sur les automates.
Diffusez une fiche réflexe à vos équipes : en dessous de 150 € HT, ticket accepté pour le remboursement. Au-dessus, facture au nom de l’entreprise obligatoire, avec SIREN communiqué avant le paiement.
Les déplacements concentrent aussi des cas voisins à anticiper. Une réservation d’hôtel versée avant le séjour relève de l’acompte en facturation électronique. Une commande passée sur une plateforme de réservation suit la logique des ventes via marketplace, parfois avec des factures multi-vendeurs agrégeant plusieurs prestataires sur un même document.
Cartographier l’ensemble de ses cas d’usage
Les frais professionnels ne sont qu’une entrée dans la norme. La démarche complète consiste à balayer ses flux réels pour déterminer comment identifier ses cas d’usage, puis à ne retenir que les fiches pertinentes. Une entreprise qui pratique l’auto-facturation, la sous-traitance et paiement direct ou la compensation de flux croisés coche d’autres cases que celles des notes de frais.
D’autres situations restent plus sectorielles : les sociétés de barter, les sociétés en participation, les factures avec sous-lignes ou les professions soumises au secret professionnel. La norme évolue d’ailleurs encore : l’ajout des cas 37 à 42 en version 1.2, en octobre 2025, a élargi le périmètre initial. Savoir écarter un cas est aussi utile que savoir l’appliquer.
Cas 5 : le collaborateur avance les frais, facture au nom de l’entreprise, circuit e-invoicing, TVA déductible.
Cas 6 : simple ticket au nom du salarié, e-reporting B2C, TVA en principe perdue hors tolérance restaurant sous 150 € HT.
Cas 7 : carte logée, transaction B2B native déjà payée, facture plus relevé mensuel, rapprochement obligatoire, statut « encaissée » négatif en cas de contestation.
Quel que soit le circuit retenu, la qualité de la collecte des justificatifs conditionne la déduction de TVA et la fiabilité du rapprochement. C’est précisément le maillon qu’un outil de pré-comptabilité automatise.
Questions fréquentes
Une carte affaires au nom du salarié suit-elle le même circuit qu’une carte logée ?
Non, pas nécessairement. Une carte affaires à débit salarié revient à un paiement personnel : la dépense relève du cas 5 ou du cas 6 selon le libellé de la facture. Une carte à débit entreprise, prélevée directement sur le compte de la société, rapproche le traitement du cas 7. Le critère déterminant reste le compte débité et le nom porté sur la facture, pas le support plastique.
Les indemnités kilométriques entrent-elles dans la facturation électronique ?
Non. Les frais kilométriques sont hors champ de la réforme : aucun fournisseur n’émet de facture, le remboursement repose sur une déclaration interne du salarié et le barème en vigueur. L’entreprise les traite donc comme aujourd’hui, dans son outil de notes de frais, sans flux e-invoicing ni e-reporting associé. Seules les dépenses adossées à une transaction avec un fournisseur sont concernées.
Que se passe-t-il si le fournisseur est établi à l’étranger ?
L’e-invoicing domestique ne s’applique pas : il vise les transactions B2B entre assujettis établis en France. Une dépense engagée auprès d’un fournisseur étranger, hôtel ou plateforme par exemple, relève du périmètre de l’e-reporting dès lors que l’opération est imposable à la TVA française. Le justificatif étranger reste à collecter selon les règles classiques, ce qui maintient un circuit documentaire séparé.
Les justificatifs papier restent-ils valables après septembre 2026 ?
Oui, dans un périmètre réduit. Le ticket papier conserve sa valeur de justificatif de remboursement entre le salarié et l’employeur, notamment sous 150 € HT. Pour la déduction de TVA, en revanche, la facture au nom de l’entreprise devient la référence, hors tolérance restaurant. Un archivage numérique des pièces, horodaté et organisé, facilite par ailleurs les contrôles et le rapprochement avec les relevés.
Le télépéage et les cartes carburant suivent-ils le circuit carte logée ?
Leur logique s’en rapproche. Les abonnements de télépéage et les cartes carburant facturés mensuellement à l’entreprise donnent lieu à de vraies factures électroniques B2B, comme une carte d’achat. Pour les passages ponctuels, une tolérance administrative admet les reçus de péage valant facture, à condition qu’ils mentionnent le taux et le montant de TVA ainsi qu’un numéro séquentiel, avec un espace réservé aux informations de l’usager.