Le dépôt d’une facture sur Chorus Pro prend trois minutes une fois la mécanique acquise. Le piège se situe ailleurs, dans un détail que le portail n’affiche nulle part : votre délai de paiement ne démarre pas au moment du dépôt, mais au passage au statut Mise à disposition. Le certificat de dépôt que vous téléchargez après l’envoi n’atteste que d’une chose, à savoir que le fichier est bien arrivé sur le portail.
La procédure décrite ici couvre le mode portail, celui qu’utilisent la plupart des indépendants et des TPE. Elle suppose un compte actif et une connaissance minimale du fonctionnement de Chorus Pro. Les modes EDI et API obéissent à une autre logique, abordée en fin d’article.
Depuis le 1er janvier 2020, aucune entreprise ne peut adresser une facture papier à une administration. Le comptable public n’est pas fondé à la payer. Autrement dit, un dépôt raté ne provoque pas un rappel courtois : il produit une facture qui, juridiquement, n’existe pas encore.
Le chemin est toujours le même : Facturation, puis Factures émises, puis Déposer facture. Le cadre à sélectionner est A1 dans l’immense majorité des cas. Le service est gratuit, quel que soit le volume déposé. Et le délai réglementaire de 30 jours court à partir de la mise à disposition, pas de l’envoi.
Le diagnostic vous dit si une plateforme agréée devient nécessaire à côté de Chorus Pro.
Ce qu’il faut réunir avant d’ouvrir le portail
La quasi-totalité des rejets se joue avant même la connexion. Deux préparatifs suffisent : un compte correctement habilité, et trois références que votre client public doit vous fournir. Sans ces éléments, le portail bloque l’envoi ou la facture repart en rejet quelques jours plus tard.
Un compte habilité sur la structure émettrice
Avoir un compte Chorus Pro ne suffit pas. Il faut être habilité sur le SIRET au nom duquel la facture est émise, et disposer du profil « Factures émises : modification » sur cette structure. Un compte créé mais non rattaché ouvre le portail sans donner accès à l’écran de dépôt.
Cette nuance explique beaucoup d’appels au support. Un gérant qui a créé le compte détient les droits, tandis que le collaborateur ajouté ensuite ne les reçoit pas automatiquement. Par conséquent, vérifiez les profils avant la première échéance, pas le jour du dépôt.
Les trois références qui décident de l’acheminement
Trois données commandent le routage d’une facture publique : le SIRET du destinataire, le code service et le numéro d’engagement. Les deux dernières ne sont pas systématiques, mais elles deviennent bloquantes dès que l’entité les impose. Elles figurent normalement sur le bon de commande.
C’est à votre client public de vous les communiquer. En pratique, cette communication se fait mal, notamment sur les petites commandes passées par téléphone. Un mail court demandant les trois références avant d’établir la facture évite un aller-retour de plusieurs semaines.
Le numéro d’engagement n’est pas le numéro du marché, ni la référence du devis. Il s’agit de l’identifiant de l’engagement juridique pris par l’acheteur dans son propre système comptable. Pour les services de l’État, sa cohérence avec le code service est contrôlée automatiquement, et une combinaison incohérente bloque l’envoi.
Reste la facture elle-même. Chorus Pro transporte le document sans en corriger le contenu : les mentions obligatoires, la numérotation et les taux de TVA relèvent entièrement de votre responsabilité. Un portail qui accepte un fichier ne valide donc jamais la conformité fiscale de ce fichier.
Déposer la facture : la procédure pas à pas
Le dépôt consiste à transmettre une facture déjà produite ailleurs, dans votre logiciel ou votre tableur. Le fichier envoyé reste l’original reçu par votre client. Comptez une dizaine de minutes la première fois, deux ou trois ensuite, une fois les réflexes pris.
1. Ouvrir l’écran de dépôt
Connectez-vous sur portail.chorus-pro.gouv.fr, puis entrez dans le domaine Facturation. Choisissez ensuite l’application Factures émises, dont le libellé surprend au premier dépôt puisque rien n’a encore été émis. L’onglet Déposer facture se trouve au milieu du menu foncé.
L’onglet voisin, « Saisir facture », correspond à un autre mode. Il fait générer la facture par le portail lui-même et exige un mandat de facturation préalable. Deux chemins distincts, donc, qu’il vaut mieux ne pas confondre au moment de cliquer.
2. Importer le fichier et relire ce que la machine a compris
Sélectionnez votre fichier au format PDF, PDF/A3 ou XML. Chorus Pro lance alors une reconnaissance automatique et préremplit le formulaire avec ce qu’il a su lire : montants, numéro de facture, SIRET. Les champs non reconnus restent vides et vous reviennent à saisir manuellement.
Cette reconnaissance travaille sur du texte, jamais sur une image. En conséquence, un PDF issu d’un scanner produit un formulaire entièrement vide, et un PDF protégé par mot de passe se voit refusé à l’import. Exportez toujours depuis votre logiciel plutôt que d’imprimer puis numériser.
Le format Factur-X, techniquement un PDF/A3, embarque un fichier XML dans un PDF lisible. Le portail lit alors directement les données au lieu de les deviner, ce qui supprime la relecture champ par champ. C’est aussi le format pivot de la réforme en cours, donc un chantier qui sert deux fois.
3. Renseigner le destinataire sans se tromper de SIRET
Le bloc Destinataire commence par une question binaire : le destinataire est-il l’État ? Répondre oui préremplit un SIRET unique. Répondre non ouvre la recherche de structure, où l’on retrouve une entité par nom, par ville ou par code postal.
Attention au bon établissement. Une grande collectivité expose souvent plusieurs SIRET, et un seul est actif pour les factures simples. Le SIRET du siège n’est pas toujours celui qui reçoit, ce qui explique une part notable des rejets pour structure introuvable ou inactive.
4. Joindre les pièces justificatives
La facture est jointe par défaut. Ajoutez ce que votre client attend contractuellement : bon de commande, procès-verbal de réception, feuille d’émargement, situation de travaux. Une pièce manquante ne bloque pas l’envoi, mais elle déclenche une suspension quelques jours plus tard, côté acheteur.
Sur les tailles limites, méfiez-vous des chiffres qui circulent. Les guides annoncent tantôt 4 Mo, tantôt 10 ou 20 Mo par pièce, alors que la documentation officielle indique que la limite dépend du type de pièce et du mode de dépôt. Deux règles restent stables : le nom du fichier ne dépasse pas 50 caractères, extension comprise, et l’extension appartient à une liste fermée.
5. Valider et envoyer, pas seulement enregistrer
Cliquez sur « Valider et envoyer », puis confirmez dans la fenêtre qui s’ouvre. Les champs incohérents s’affichent en rouge et bloquent la transmission tant qu’ils ne sont pas corrigés. Une fois l’envoi confirmé, la facture devient définitivement non modifiable.
Le bouton « Enregistrer » seul sauvegarde un brouillon visible de vous seul. Beaucoup de retards de paiement viennent de là : la facture dort dans le portail pendant six semaines, et personne côté acheteur n’a jamais rien reçu. Vérifiez donc systématiquement le passage au statut Déposée.
Choisir le bon cadre de facturation
Le cadre de facturation indique au portail quel type de document vous transmettez et à quel titre. Il conditionne le circuit de validation, donc le délai réel avant la mise à disposition. Quatre cadres couvrent les factures simples.
A1, le cas général qui couvre presque tout
Le cadre A1 correspond au dépôt, par un fournisseur, d’une facture à régler ou d’un avoir. Il vaut pour la prestation classique facturée directement à l’entité publique. Le cadre A2 concerne une facture déjà payée, typiquement par carte d’achat, et ne déclenche donc aucune opération de paiement.
Se tromper entre A1 et A2 a des conséquences directes. Une facture déposée en A2 sera traitée comme réglée, alors que votre trésorerie attend toujours le virement. Le portail ne signale pas cette incohérence, puisqu’elle relève d’un choix déclaratif.
A9 et A12, quand un tiers doit valider avant l’acheteur
Un sous-traitant dépose en A9, un cotraitant en A12. Dans les deux cas, il faut désigner le SIRET du valideur, à savoir le titulaire du marché pour A9 et le mandataire du groupement pour A12. La facture leur est diffusée avant d’atteindre l’entité publique.
Cette étape intermédiaire ajoute un délai que rien ne borne réglementairement. Un titulaire lent immobilise votre facture sans qu’aucun compteur ne tourne en votre faveur. Anticipez-le dans votre prévisionnel, en particulier sur les chantiers où vous intervenez en second rang.
Facturer l’État, une mairie ou un hôpital : ce qui change
La question « le destinataire est-il l’État ? » n’a rien d’anodin. Dans la grammaire de Chorus Pro, l’État désigne un périmètre précis, et tout le reste de la sphère publique obéit à une autre règle d’identification.
L’État partage un SIRET unique et se distingue par le code service
Les services centraux et déconcentrés des ministères utilisent tous le même SIRET. Ce sont les codes service qui les différencient, en s’appuyant sur le référentiel des engagements juridiques de l’État. Répondre oui à la question du destinataire préremplit automatiquement ce numéro.
Pour ces destinataires, l’engagement et le service exécutant sont exigés à chaque envoi. Le portail vérifie leur cohérence l’un par rapport à l’autre, ce qui explique un message de blocage même lorsque les deux valeurs semblent correctes prises isolément.
Mairies, régions et hôpitaux ne sont pas l’État
Une commune, un département, un centre hospitalier ou un office HLM possède son propre SIRET. À la question du destinataire, il faut donc répondre non, puis rechercher la structure dans l’annuaire du portail. C’est la confusion la plus courante chez les nouveaux déposants.
L’annuaire indique par ailleurs si l’entité impose un code service ou un numéro d’engagement. Cette consultation prend trente secondes et vaut mieux qu’une supposition. En revanche, elle ne remplace pas le bon de commande, qui reste la source contractuelle des références à reporter.
Après l’envoi : les statuts qui comptent vraiment
Chaque facture suit un cycle de vie consultable dans Factures émises et dans le tableau de bord. Sur les six ou sept statuts affichés, deux méritent une surveillance active, parce qu’ils déterminent votre position juridique en cas de retard.
Mise à disposition, le seul statut qui lance le compteur
Le statut Déposée signifie que le portail a reçu le fichier, rien de plus. Le statut Mise à disposition signifie que la facture est disponible dans l’espace de votre client, prévenu par une notification quotidienne. C’est cette date qui ouvre le délai global de paiement.
Ce délai varie selon le payeur, et son dépassement produit des effets automatiques. Les intérêts moratoires courent de plein droit, au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de huit points, révisé chaque semestre. Vous pouvez ensuite suivre le paiement jusqu’au virement.
Suspendue et rejetée, deux situations très différentes
Une facture suspendue attend une pièce ou une précision, et le client motive sa demande. Vous complétez alors le dossier dans le portail, sans réémettre quoi que ce soit. Une facture rejetée, en revanche, est écartée définitivement avec un motif.
On ne répare jamais une facture rejetée, puisqu’une facture envoyée n’est plus modifiable. Il faut en émettre une nouvelle, corrigée, sous un numéro inédit, car l’unicité du numéro est contrôlée par structure et par année. Les motifs les plus fréquents et leurs corrections sont détaillés dans notre guide sur la facture rejetée et les corrections à apporter.
Quand le mode portail atteint ses limites
Le dépôt manuel reste efficace jusqu’à une dizaine de factures publiques par mois. Au-delà, le temps passé à ressaisir les mêmes références dépasse le coût d’un raccordement. Deux sorties existent, et une échéance proche en ouvre une troisième.
Le dépôt par lot, réservé aux formats structurés
Le dépôt groupé emprunte le même chemin que le dépôt unitaire, mais il n’accepte que des formats structurés ou mixtes : Factur-X en syntaxe CII, XML mixte ou XML structuré. Les fichiers se regroupent dans une archive ZIP ou TAR.GZ de 30 Mo maximum.
Une archive remplie de PDF ordinaires part en rejet, de même qu’une syntaxe déclarée à tort au moment du dépôt. Le compte rendu d’intégration, consultable dans le suivi des flux, détaille les anomalies lot par lot. Sauter cette vérification revient à envoyer sans savoir si quoi que ce soit est passé.
EDI, API et le choix de canal ouvert en septembre 2026
Le raccordement EDI ou API fait partir les factures depuis votre logiciel, avec remontée automatique des statuts. Les seuls coûts éventuels du dispositif se situent là, puisque le portail lui-même reste gratuit, inscription, dépôt, suivi et archivage compris.
À compter du 1er septembre 2026, un fournisseur du secteur public pourra en outre passer par une plateforme agréée plutôt que par Chorus Pro. Certains flux resteront toutefois exclusifs au portail, notamment les marchés de travaux et les mémoires de frais de justice.
Chorus Pro ne disparaît pas avec la réforme. L’administration a confirmé qu’il reste la plateforme de référence du secteur public, alors même que le portail public de facturation a été recentré sur des fonctions d’annuaire et de collecte de données pour le B2B.
Cette échéance a un effet secondaire utile. Une entreprise qui produit déjà du Factur-X pour ses dépôts publics dispose du format attendu pour ses flux privés. Le chantier de conformité se fait alors une fois, au lieu de deux, ce qui change l’arbitrage sur le choix d’un outil.
- Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014, codifiée aux articles L. 2192-1 et suivants du Code de la commande publique
- Décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement
- Code de la commande publique, articles R. 2192-31 et D. 2192-35 (intérêts moratoires et indemnité forfaitaire)
- Documentation Chorus Pro, AIFE (cadres de facturation, statuts, pièces jointes)
- impots.gouv.fr, Chorus Pro plateforme de référence pour la facturation électronique du secteur public
Un dernier réflexe, valable quel que soit le mode retenu : contrôlez le statut sous 24 à 48 heures après chaque envoi. C’est le seul moyen de constater à temps qu’une facture est restée en brouillon, suspendue ou rejetée, pendant que vous la comptiez comme partie.
- Chemin de dépôt : Facturation, Factures émises, Déposer facture, puis cadre A1 dans la majorité des cas
- Réunissez SIRET destinataire, code service et numéro d’engagement avant de vous connecter
- PDF texte impératif, jamais de scan ni de fichier protégé par mot de passe
- « Enregistrer » crée un brouillon, seul « Valider et envoyer » transmet la facture
- Le délai de paiement court à la mise à disposition, pas au dépôt
- Une facture rejetée se remplace par une nouvelle facture sous un numéro différent
Trois minutes de diagnostic pour savoir ce que la réforme impose à votre profil.
Questions fréquentes
Le dépôt d’une facture sur Chorus Pro est-il payant ?
Non. L’inscription, le dépôt, le suivi des statuts et l’archivage sont gratuits, quel que soit le nombre de factures transmises. Le portail est un service public financé par l’État et opéré par l’AIFE. Les seuls frais possibles concernent un raccordement technique EDI ou API, ou l’abonnement au logiciel de facturation qui automatise vos envois. Aucune commission n’est prélevée sur les montants facturés.
Quelle est la différence entre saisir et déposer une facture ?
Déposer signifie transmettre une facture que vous avez déjà produite ailleurs, dans votre logiciel ou votre tableur. Saisir signifie faire créer la facture par le portail, à partir d’un formulaire en ligne. La saisie exige un mandat de facturation préalable, qui autorise Chorus Pro à émettre en votre nom, et le numéro de facture est alors généré par le portail. Le dépôt n’impose aucun mandat.
Peut-on corriger une facture déjà envoyée sur Chorus Pro ?
Non, une facture transmise devient définitivement non modifiable. Si elle est rejetée ou si vous constatez une erreur, il faut émettre une nouvelle facture corrigée dans votre logiciel, sous un numéro différent, puis la déposer à nouveau. Le numéro doit rester unique par structure émettrice et par année, sans quoi le portail bloque pour doublon. Pensez à conserver la séquence chronologique de votre facturier.
Faut-il signer électroniquement sa facture avant le dépôt ?
La signature électronique n’est pas exigée pour déposer sur Chorus Pro. Elle concerne les entreprises dépourvues de piste d’audit fiable, c’est-à-dire d’un lien documenté entre chaque facture et la prestation correspondante. Une comptabilité tenue avec ses justificatifs suffit dans la très grande majorité des cas. Évitez en revanche tout PDF verrouillé par mot de passe, qui sera refusé à l’import.
Une facture adressée à une entreprise privée passe-t-elle aussi par Chorus Pro ?
Non. Chorus Pro traite uniquement les factures destinées à la sphère publique, c’est-à-dire l’État, les collectivités, les hôpitaux et les établissements publics. Les factures entre entreprises privées relèvent d’un dispositif distinct, qui repose sur les plateformes agréées et dont l’obligation de réception s’applique à toutes les entreprises à partir de septembre 2026. Les deux circuits coexistent sans se remplacer.