Conserver ses factures dix ans et dormir tranquille : la consigne que tout le monde répète est presque exacte. Presque, car elle écrase deux obligations distinctes. Le droit fiscal impose six ans de conservation, le Code de commerce en exige dix. Et aucun des deux délais ne démarre à la date que la plupart des dirigeants imaginent.
La durée de conservation d’une facture électronique dépend en réalité de trois variables : le texte applicable, le point de départ du délai et la nature de l’achat documenté. Les conditions techniques de cette conservation relèvent du guide de l’archivage à valeur probante. Restent les délais eux-mêmes, et surtout les situations qui les allongent en silence.
Autre certitude : la réforme de la facturation électronique, applicable à compter du 1ᵉʳ septembre 2026, ne raccourcit aucun délai. Elle change en revanche la nature de l’objet à conserver. Le fichier structuré remplace le papier comme original, avec des conséquences directes sur ce qui doit rester dans vos archives.
Six ans, dix ans : ce que les textes imposent vraiment
Deux textes encadrent la conservation des factures et ne poursuivent pas le même objectif. Le premier protège le droit de contrôle de l’administration fiscale, le second la preuve entre commerçants. Leurs délais diffèrent, leurs points de départ aussi, et c’est ce second point que les entreprises négligent le plus.
Le délai fiscal de six ans de l’article L102 B
L’article L102 B du Livre des procédures fiscales impose de conserver livres, registres et pièces justificatives pendant six ans. Le délai court à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres, ou de la date à laquelle le document a été établi. Pour une facture, c’est donc sa date d’émission ou de réception qui compte.
L’obligation couvre les factures émises comme les factures reçues. Elle s’étend de plus à la documentation de la piste d’audit fiable : les contrôles internes qui garantissent l’authenticité et l’intégrité des factures se conservent six ans, au même titre que les factures elles-mêmes.
Le format pèse autant que la durée. Depuis la loi de finances rectificative pour 2016, une facture électronique se conserve dans son format d’origine pendant les six ans. L’ancienne règle, trois ans sous format électronique puis trois ans sur support libre, a disparu le 30 mars 2017. Plusieurs sites la présentent encore comme actuelle : elle ne l’est plus.
Ce délai n’a rien d’arbitraire. Il couvre en effet le délai de reprise de droit commun de l’administration, fixé à trois ans, et laisse une marge pour ses extensions. En contrôle, l’entreprise doit produire les pièces des exercices vérifiés.
Le délai commercial de dix ans du Code de commerce
L’article L123-22 du Code de commerce fixe une exigence plus longue : les documents comptables et leurs pièces justificatives se conservent dix ans à compter de la clôture de l’exercice. Ce point de départ change tout. Une facture émise en janvier 2026, dans un exercice clos le 31 décembre 2026, doit rester disponible jusqu’au 31 décembre 2036. Soit près de onze ans de conservation effective.
Ce délai ne sert pas l’administration fiscale, mais la preuve entre professionnels. En cas de litige commercial, de garantie contractuelle ou de paiement contesté, la facture reste un élément de preuve recevable pendant toute cette période.
En pratique, les deux obligations se cumulent sans s’additionner. Conserver dix ans à compter de la clôture couvre mécaniquement les six ans fiscaux. Par conséquent, la consigne à retenir tient en une ligne, à condition d’en connaître les exceptions.
Un seul réflexe couvre les situations courantes : conserver chaque facture dix ans à compter de la clôture de l’exercice. Ce délai englobe l’obligation fiscale de six ans. Les cas particuliers qui suivent l’allongent, ils ne le raccourcissent jamais.
Les délais qui s’allongent sans prévenir
Les six et dix ans sont des planchers, pas des plafonds. Trois mécanismes repoussent la date à laquelle une facture peut être détruite. Aucun ne déclenche d’alerte : c’est au moment du contrôle, ou du litige, que l’absence du document se paie.
Immobilisations : la facture vit aussi longtemps que l’amortissement
La facture d’une immobilisation amortissable échappe au calcul standard. Elle justifie chaque annuité d’amortissement déduite du résultat. L’administration peut donc l’exiger pendant toute la durée du plan, puis encore six ans après la dernière annuité.
Exemple concret : une machine acquise en 2026 et amortie sur dix ans génère sa dernière annuité en 2036. Sa facture doit rester disponible jusqu’en 2042, seize ans au total. Un immeuble amorti sur vingt-cinq ans porte la conservation au-delà de trente ans.
L’enjeu dépasse l’amende. Sans facture d’origine, la base amortissable devient indéfendable et chaque annuité déduite sur les exercices non prescrits peut être réintégrée au résultat imposable. La sanction ne frappe pas la non-conservation en elle-même, elle frappe la déduction.
Une facture d’immobilisation supprimée alors que le bien figure encore au bilan, ou en est sorti récemment, rend chaque annuité d’amortissement indéfendable en cas de contrôle. Classez ces factures à part, hors du flux de purge annuel.
Déficits reportés et activité occulte : les délais sans fin
Le report en avant des déficits crée le piège le plus méconnu. Le Conseil d’État l’a tranché dès le 1ᵉʳ octobre 1993 (décision n° 116599) : une entreprise doit justifier les déficits antérieurs imputés sur un exercice non prescrit, même si le délai de conservation de l’article L102 B est expiré. Un déficit né en 2020 et imputé en 2030 oblige ainsi à présenter les pièces de 2020.
Autrement dit, tant qu’un déficit circule dans les déclarations, les factures de l’exercice qui l’a généré restent réclamables. Sans limite de durée.
Le délai de reprise connaît lui aussi des extensions. Il passe de trois à dix ans en cas d’activité occulte (article L169 du LPF) et s’allonge de deux ans en cas d’agissements frauduleux. Ces situations restent minoritaires, toutefois elles rappellent que la prescription n’est jamais acquise d’avance. Le tableau suivant récapitule les délais selon la situation, avec leur point de départ réel.
| Situation | Délai de conservation | Point de départ |
|---|---|---|
| Facture courante (fiscal) | 6 ans | Date d’établissement de la facture |
| Facture courante (commercial) | 10 ans | Clôture de l’exercice |
| Facture d’immobilisation | Durée du plan + 6 ans | Dernière annuité d’amortissement |
| Exercice déficitaire reporté | Tant que le déficit s’impute | Dernière imputation sur exercice non prescrit |
| Activité occulte | 10 ans (reprise étendue) | Année d’imposition concernée |
Dans le doute, c’est toujours le délai le plus long qui s’applique. La destruction anticipée ne se rattrape pas, la conservation prolongée ne coûte que quelques gigaoctets.
Ce que la réforme 2026 va changer pour vos archives
À compter du 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront recevoir leurs factures au format électronique. L’émission suivra : 2026 pour les grandes entreprises et ETI, septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises. Les délais de conservation ne bougent pas d’un jour. L’objet à conserver, lui, change de nature.
Le fichier structuré devient l’original, le PDF une copie
Avec la réforme, l’original d’une facture est le fichier structuré transmis via les plateformes : Factur-X, UBL ou CII. La version lisible à l’écran, le PDF que tout le monde ouvre, n’en est qu’une représentation.
La conséquence sur l’archivage est directe : conserver uniquement des PDF exportés ne satisfait plus l’obligation. L’intégrité du contenu se vérifie sur le fichier structuré d’origine, ses données XML et son cycle de vie. C’est lui qui doit traverser les six ou dix ans. L’impression papier d’une facture née électronique reste, elle, une simple copie sans valeur d’original.
Les trois garanties de l’article 289 du CGI demeurent par ailleurs exigées pendant toute la durée : authenticité de l’origine, intégrité du contenu, lisibilité. Un fichier devenu illisible en 2034 parce que son format a mal vieilli équivaut à un fichier détruit.
La plateforme agréée conserve, elle ne vous décharge pas
Les plateformes agréées conserveront les factures qu’elles traitent pendant dix ans, durée alignée sur le Code de commerce. Ce service ne transfère pas l’obligation pour autant. La loi désigne l’assujetti comme responsable de la conservation, pas son prestataire.
Si la plateforme disparaît, perd son immatriculation ou si l’entreprise en change, les archives doivent suivre. La clause de réversibilité du contrat, qui organise l’export des factures et de leurs statuts, mérite d’être lue avant la signature plutôt qu’au moment de la résiliation. Le portail public de facturation ne jouera pas non plus le rôle de coffre-fort : il concentre les données à destination de l’administration, l’archivage opérationnel reste chez les plateformes et chez l’assujetti.
La conservation de dix ans par les plateformes agréées correspond à la durée d’utilité administrative fixée par les Archives de France. Vérifiez ce que prévoit votre contrat en cas de résiliation : durée d’accès aux archives, format d’export, coût de récupération.
Avant de passer aux questions pratiques, une synthèse des règles qui structurent toute politique d’archivage.
Délais de base : 6 ans pour le fisc à compter de l’établissement de la facture (L102 B du LPF), 10 ans pour le commerce à compter de la clôture de l’exercice (L123-22).
Délais allongés : immobilisations (plan d’amortissement + 6 ans), déficits reportés (tant qu’ils s’imputent), activité occulte (reprise portée à 10 ans).
Réflexe sûr : purger à dix ans après clôture, sauf immobilisation encore au bilan, déficit en cours d’imputation ou litige ouvert.
Reste à choisir l’outil qui portera ces archives pendant une décennie, sans dépendre d’un dossier local ou d’une boîte mail.
Questions fréquentes
Peut-on détruire les factures papier après les avoir numérisées ?
Oui, depuis l’arrêté du 22 mars 2017, codifié à l’article A102 B-2 du LPF. La numérisation doit reproduire la facture à l’identique, couleurs comprises, aboutir à un fichier PDF ou PDF A/3 et être sécurisée par cachet serveur, empreinte numérique ou horodatage. Une fois cette copie fiable constituée, l’original papier peut être détruit. Par prudence, documentez la procédure de numérisation et de destruction : en cas de contestation, vous devrez démontrer que la copie respecte les conditions réglementaires.
Les micro-entrepreneurs sont-ils soumis aux mêmes délais ?
Oui. L’article L102 B du LPF s’applique à tous les assujettis, quel que soit le régime. Un micro-entrepreneur conserve donc ses factures émises et reçues six ans, et dix ans par prudence commerciale, comme une société. Le livre des recettes et le registre des achats suivent les mêmes durées. La franchise en base de TVA ne change rien : elle dispense de collecter la taxe, pas de justifier les opérations en cas de contrôle.
Où les factures électroniques peuvent-elles être stockées ?
L’article L102 C du LPF encadre la localisation : France, autre État membre de l’Union européenne, ou pays lié à la France par une convention d’assistance mutuelle. L’administration doit en outre disposer d’un accès en ligne aux factures stockées, avec possibilité de téléchargement. Un hébergement cloud situé hors de ce périmètre place l’entreprise en infraction, même si les délais sont respectés. Le critère à vérifier n’est pas le siège de l’hébergeur, mais la localisation effective des serveurs.
Peut-on tout supprimer après dix ans ?
Pour les factures courantes, oui : dix ans après la clôture de l’exercice, l’obligation est éteinte. Trois réserves subsistent : les immobilisations encore inscrites au bilan ou sorties récemment, les déficits toujours imputés et les litiges ou garanties en cours. À l’inverse, conserver indéfiniment n’est pas neutre. Le RGPD interdit de garder des données personnelles, comme les coordonnées d’un client, au-delà de la durée nécessaire. Une purge annuelle documentée, déclenchée après vérification de ces trois réserves, protège dans les deux sens.
Une facture imprimée a-t-elle la même valeur que le fichier électronique ?
Non. L’impression d’une facture née électronique constitue une copie, jamais l’original. L’administration fiscale peut exiger la communication de la facture dans son format électronique d’origine, y compris lorsqu’une version papier a été imprimée et classée. Le raisonnement vaut dans les deux sens : une facture reçue au format papier et numérisée hors des conditions de l’article A102 B-2 reste, juridiquement, une simple photo de son original. Le format de naissance du document détermine le format de sa conservation.