La rumeur des « 36 statuts » a fait le tour des webinaires consacrés à la facturation électronique. La réalité réglementaire est nettement plus sobre : la DGFiP n’impose que quatre statuts de cycle de vie. Déposée, rejetée, refusée, encaissée. Tout le reste relève du recommandé ou du libre, selon les spécifications externes v3.1 publiées le 31 octobre 2025.
Ces quatre états ne forment pourtant que la partie émergée du dispositif décrit dans le guide facture électronique. Entre le dépôt et l’encaissement, une dizaine de statuts intermédiaires circulent entre plateformes agréées. Ils déclenchent les validations internes, suspendent les délais de paiement et alimentent le pré-remplissage de la TVA.
Comprendre qui émet chaque statut, et quelle action il impose dans les 48 heures, devient donc une compétence de gestion à part entière. Un rejet mal interprété retarde un encaissement. À l’inverse, un refus traité comme un simple rejet expose à une double facturation.
Quatre statuts obligatoires, pas un de plus
Le socle légal tient en quatre états que toute plateforme agréée doit gérer, transmettre à la plateforme adverse et remonter au concentrateur de données du PPF. Ils balisent le cycle de vie d’une facture électronique du premier au dernier jour. La nomenclature ne s’applique toutefois qu’aux documents structurés au sens strict : le rappel qu’est-ce qu’une facture électronique précise ce périmètre.
Déposée et rejetée : le verdict technique d’entrée
Le statut « déposée » ouvre le cycle. Le fournisseur pousse sa facture vers sa plateforme agréée, qui contrôle en quelques secondes les mentions obligatoires, la validité du format (Factur-X, UBL ou CII) et l’existence du destinataire dans l’annuaire central. Ce contrôle mobilise toute la chaîne décrite dans qui sont les acteurs : PA, OD, PPF, DGFiP, AIFE.
Le statut « rejetée » sanctionne un échec de ce contrôle, côté plateforme émettrice ou réceptrice : SIREN erroné, mention manquante, fichier corrompu, destinataire introuvable. La facture est alors réputée non reçue. Elle n’entre jamais en comptabilité et doit être corrigée puis redéposée, idéalement sous 48 heures pour ne pas décaler le paiement. Un PDF classique joint à un mail ne déclenche d’ailleurs aucun statut, comme l’explique un PDF est-il une facture électronique.
Un rejet est technique et automatique : on corrige puis on redépose la même facture. Un refus est une décision commerciale de l’acheteur : redéposer à l’identique crée un doublon, il faut un avoir ou une facture rectificative.
Refusée et encaissée : les deux issues du cycle
Le statut « refusée » intervient sur une facture techniquement conforme, parvenue jusqu’à l’acheteur. Celui-ci la conteste pour un motif métier : erreur de prix, quantité inexacte, prestation non réalisée, double facturation. C’est un statut terminal. Le fournisseur émet un avoir ou une facture rectificative, jamais un nouveau dépôt à l’identique.
Le statut « encaissée » clôt le parcours : le paiement est arrivé sur le compte du fournisseur. Il embarque les données de règlement transmises à l’administration. La distinction entre les deux issues est lourde de conséquences comptables : une facture rejetée n’a jamais existé fiscalement, tandis qu’une facture refusée existe et réclame un avoir pour s’annuler.
Une facture rejetée n’a jamais existé fiscalement. Une facture refusée existe, et seul un avoir peut l’annuler.
— Logique du cycle de vie, spécifications DGFiP
Les statuts recommandés qui rythment le traitement
Personne ne pilote un cycle d’achat avec quatre états seulement. Entre le dépôt et l’encaissement, la norme AFNOR XP Z12-012 définit ainsi des statuts recommandés, échangés entre plateformes sans remonter au PPF. Ils prolongent la logique de dématérialisation des factures jusqu’au suivi fin du traitement.
De la mise à disposition au bon à payer
La « mise à disposition » signale que la facture est consultable dans l’outil de l’acheteur. C’est l’équivalent normé de la remise en main propre, là où un envoi par mail ne produisait aucune trace exploitable, nuance détaillée dans facture électronique vs facture dématérialisée.
La « prise en charge » marque ensuite la reconnaissance de réception par l’acheteur. Ce signal a un effet juridique direct : le délai de paiement légal de l’article L441-10 du Code de commerce, 30 jours par défaut et 60 jours maximum, commence à courir. L’approbation, totale ou partielle, vaut enfin bon à payer et déclenche la programmation du règlement.
Litige, suspension et paiement transmis
Trois statuts gèrent les frictions. « En litige » exprime une contestation sans refus intégral et suspend le compte à rebours du paiement. « Suspendue » indique que l’acheteur attend une pièce justificative, typiquement un bon de livraison signé ou un contrat. « Complétée » lève la suspension dès réception du document.
Reste « paiement transmis » : le virement est parti, l’encaissement est attendu. Si le statut « encaissée » ne suit pas sous cinq jours, une relance ciblée s’impose. Le tableau ci-dessous condense la nomenclature complète, avec le déclencheur de chaque état.
| Statut | Caractère | Déclenché par | Signification |
|---|---|---|---|
| Déposée | Obligatoire | PA du fournisseur | Facture contrôlée et engagée dans le circuit |
| Rejetée | Obligatoire | PA émettrice ou réceptrice | Non-conformité technique, à corriger puis redéposer |
| Refusée | Obligatoire | Acheteur | Contestation commerciale, avoir ou rectificative attendu |
| Encaissée | Obligatoire | PA du fournisseur | Paiement reçu, données transmises pour la TVA |
| Mise à disposition | Recommandé | PA de l’acheteur | Facture consultable par le destinataire |
| Prise en charge | Recommandé | Acheteur | Réception reconnue, délai de paiement enclenché |
| Approuvée · partiellement | Recommandé | Acheteur | Bon à payer validé, total ou partiel |
| En litige | Recommandé | Acheteur | Contestation en cours, délai suspendu |
| Suspendue · Complétée | Recommandé | Acheteur puis fournisseur | Pièce justificative demandée, puis fournie |
| Paiement transmis | Recommandé | Acheteur | Virement émis, encaissement en attente |
En pratique, une plateforme agréée affiche entre 15 et 20 statuts en combinant ce socle avec ses libellés maison. Seuls les quatre premiers engagent la conformité réglementaire.
Qui déclenche chaque statut, et dans quel circuit
La nomenclature ne suffit pas : encore faut-il savoir qui parle à qui. Chaque statut emprunte le circuit inter-plateformes décrit dans le fonctionnement du modèle à 5 coins, où les PA des deux parties s’échangent factures et événements de cycle de vie.
Côté fournisseur : surveiller, corriger, réémettre
Le fournisseur déclenche le dépôt, puis devient récepteur de signaux. Trois réflexes structurent son pilotage : corriger tout rejet sous 48 heures, relancer commercialement quand aucune prise en charge n’apparaît après cinq jours ouvrés, et basculer sur l’avoir dès qu’un refus tombe. De plus, chaque accusé horodaté mérite d’être archivé comme preuve de dépôt.
Cette discipline conclut un chantier réglementaire entamé dès 2019, dont les étapes sont retracées dans l’historique de la réforme (2019-2026). Les obligations d’émission s’échelonnent du 1ᵉʳ septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI au 1ᵉʳ septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.
Paramétrez des alertes sur les statuts « rejetée » et « refusée » plutôt qu’une consultation manuelle quotidienne. Une facture bloquée sans correctif reste impayée indéfiniment, et personne ne vous préviendra à votre place.
Côté acheteur : qualifier la facture sans tarder
Depuis le recentrage du PPF en octobre 2024, acté par le passage de l’ancien modèle Y au modèle à 5 coins, la facture arrive exclusivement par la plateforme agréée de réception. L’acheteur qualifie alors le document : prise en charge, approbation, mise en litige ou refus motivé. Les anciennes PDP, renommées PA depuis juillet 2025, portent seules cette responsabilité.
Ne pas statuer n’est pas neutre. Une facture conforme laissée sans qualification continue de faire courir le délai légal de paiement, avec pénalités de retard à la clé. Autrement dit, le silence coûte plus cher qu’un refus motivé envoyé à temps.
Chaque statut est horodaté et scellé dans la chaîne d’audit : l’administration peut reconstituer toute la chronologie en cas de contrôle. Une PA qui ne transmet pas les quatre statuts obligatoires s’expose, elle, à la suspension de son agrément.
Ce que les statuts changent pour la TVA et la trésorerie
Au-delà du suivi opérationnel, les statuts produisent des effets fiscaux et financiers directs. C’est précisément pour cela que la DGFiP en a rendu quatre obligatoires plutôt que de laisser chaque éditeur définir sa nomenclature.
Le pré-remplissage de la TVA s’appuie sur l’encaissement
Le statut « encaissée » transporte les données de paiement qui serviront au pré-remplissage de la déclaration CA3. Pour les entreprises en TVA sur les encaissements, prestataires de services notamment, sa transmission est obligatoire. En TVA sur les débits, il reste facultatif mais précieux pour le lettrage et la traçabilité. Par ailleurs, cette mécanique préfigure le dispositif européen ViDA : la TVA à l’ère du digital, qui normera la déclaration électronique intra-UE à horizon 2030.
Un statut « encaissée » doit être créé à chaque encaissement, partiel ou total, pour les factures relevant de la TVA sur les encaissements. Son absence crée des incohérences de rapprochement, avec relance possible de l’administration.
Délais de paiement et preuve : des effets juridiques directs
La visibilité en temps réel sur l’état de chaque facture compte parmi les avantages de la facture électronique les plus tangibles : fini les relances à l’aveugle, le statut dit qui détient la balle. En cas de contentieux sur un délai de paiement, l’horodatage de la prise en charge constitue en outre une preuve opposable.
La rigueur exigée a cependant son revers, à ranger parmi les inconvénients et points de vigilance. La loi de finances 2026 a triplé l’amende pour facture non conforme, portée de 15 € à 50 € par facture, plafond de 15 000 € par an. Le défaut de transmission des données passe quant à lui à 500 € par manquement.
Statuts obligatoires : déposée, rejetée, refusée, encaissée. Les seuls transmis au concentrateur du PPF, gérés par toute plateforme agréée.
Statuts recommandés : mise à disposition, prise en charge, approuvée, en litige, suspendue, complétée, paiement transmis. Ils pilotent le traitement sans remonter à l’administration.
Réflexes de pilotage : corriger un rejet sous 48 heures, répondre à un refus par un avoir, surveiller la prise en charge qui déclenche le délai légal de paiement.
Reste à choisir l’outil qui rendra ce suivi indolore, car la conformité ne devrait pas mobiliser une heure par jour.
Questions fréquentes
Que faire si une facture reste bloquée au statut « déposée » ?
Un blocage prolongé signale presque toujours un problème de routage : SIREN ou SIRET du destinataire absent de l’annuaire central, ou adresse de réception mal renseignée. Vérifiez d’abord l’identifiant du client, puis contactez votre plateforme agréée pour tracer le flux. Tant que la mise à disposition n’apparaît pas, la facture n’est pas réputée reçue et le délai de paiement ne court pas.
Peut-on annuler une facture déjà déposée ?
Tout dépend du stade atteint. Avant la prise en charge par l’acheteur, un retrait technique peut être demandé à votre plateforme agréée. Après, le retrait devient impossible : la facture existe juridiquement et seul un avoir peut l’annuler comptablement, suivi si besoin d’une nouvelle facture corrigée. C’est la contrepartie d’un circuit horodaté de bout en bout.
Le statut « encaissée » s’applique-t-il aux paiements partiels ?
Oui. Pour les factures relevant de la TVA sur les encaissements, un statut « encaissée » doit être créé à chaque règlement, qu’il soit partiel ou total. Chaque événement précise le montant encaissé et remonte au concentrateur de données via la plateforme émettrice. Ce découpage conditionne l’exactitude du pré-remplissage de la CA3 et du rapprochement opéré par l’administration.
Une panne de plateforme bloque-t-elle le paiement des factures ?
Non. La DGFiP a confirmé le 5 mai 2026 qu’une facture impossible à émettre électroniquement pour cause d’incident technique reste payable et déductible, les modalités historiques demeurant ouvertes pendant la transition. La bonne pratique recommandée consiste à exploiter les statuts pour n’envoyer un duplicata qu’après un rejet avéré, au lieu de doubler systématiquement tous les flux.
Les statuts existent-ils dans les autres pays européens ?
Le principe oui, la nomenclature non. L’Italie fait remonter des « esiti » via son système SDI depuis 2019, l’Espagne et la Pologne préparent leurs propres référentiels d’états. Le panorama dressé dans facture électronique en Europe : Italie, Espagne, Pologne montre des cycles de vie proches sur le fond, mais aucune harmonisation des libellés à ce jour.