La facture est partie, le certificat de dépôt est arrivé par courriel, et le compteur des trente jours n’a pas démarré. Le délai de paiement d’une commune ne court pas depuis votre dépôt. Il court depuis le passage de la facture au statut « Mise à disposition » chez le destinataire. Entre les deux, une seule donnée d’acheminement erronée immobilise le règlement plusieurs semaines.
Facturer une mairie ne ressemble donc pas à un envoi par courriel. Depuis le 1er janvier 2020, toute entreprise qui vend à une commune, à une intercommunalité ou à un CCAS dépose sur le portail public Chorus Pro. La taille ne change rien : une micro-entreprise y est soumise comme une entreprise de travaux publics.
La difficulté ne vient pas de l’outil, gratuit et plutôt stable. Elle vient de trois données que la collectivité doit vous transmettre avant la prestation, et que presque personne ne réclame au moment du devis.
Une collectivité territoriale dispose de trente jours pour payer. Passé ce délai, les intérêts moratoires courent de plein droit au taux de 10,40 % au second semestre 2026, augmentés de 40 € d’indemnité forfaitaire par facture en retard.
Chorus Pro ne couvre que le public. Le diagnostic sort trois plateformes agréées adaptées à votre volume.
Les trois données que la commune doit vous donner
Une facture rejetée sur Chorus Pro l’est rarement pour son contenu commercial. Le motif porte presque toujours sur l’identification du destinataire. Or ces informations appartiennent à la mairie, pas à vous : elles se demandent, et le bon moment reste la commande.
SIRET du bon service, code service, numéro d’engagement
Le SIRET du destinataire tient en quatorze chiffres, mais une commune en possède souvent plusieurs. Le CCAS, la caisse des écoles ou une régie municipale forment des structures distinctes dans l’annuaire. Facturer la mairie quand le bon de commande vient du CCAS envoie la facture au mauvais comptable.
Le code service oriente ensuite la facture vers le bureau qui l’attend. Le numéro d’engagement juridique, lui, reprend la référence du bon de commande ou du marché. L’annuaire des structures publiques de Chorus Pro précise, entité par entité, lesquels de ces deux champs sont exigés.
Vérifiez-le avant toute saisie. Le format et les cas d’obligation sont détaillés dans notre page dédiée au numéro d’engagement et code service. Par comparaison, tous les services de l’État partagent un SIRET unique, avec code service et engagement systématiquement obligatoires. Une commune fonctionne au cas par cas.
Réclamez ces éléments par écrit, dès l’acceptation du devis. Un agent qui part en congés avec l’information dans sa boîte mail coûte deux semaines de trésorerie.
Rien ne se paie avant le service fait
L’acheteur public ne règle que sur service fait. Autrement dit, la prestation doit avoir été exécutée puis constatée conforme au contrat. Tant que ce constat n’est pas posé, la facture reste dans le circuit sans avancer, même parfaitement renseignée.
Certains fournisseurs déposent leur facture avant la fin du chantier, en espérant gagner quelques jours. Le Sénat a relevé cette pratique en 2025 : elle interdit mécaniquement le règlement et bloque la pièce. Le délai ne démarre pas plus vite, il démarre plus tard.
Un devis signé ne vaut pas engagement juridique au sens de Chorus Pro. Le numéro d’engagement est généré par le système financier de la collectivité, souvent au moment du bon de commande. Sans lui, quand la structure l’exige, la facture repart à l’expéditeur.
Le dépôt sur Chorus Pro, écran par écran
Le portail propose trois voies : la saisie directe, le dépôt d’un fichier, ou le raccordement par EDI et API. Pour une facture ponctuelle à une mairie, la saisie suffit. Deux écrans concentrent la quasi-totalité des erreurs.
Le cadre de facturation décide du circuit
Le cadre indique qui émet quoi. Le A1 couvre le dépôt d’une facture ou d’un avoir par un fournisseur, soit l’immense majorité des cas. Le A2 vise une facture déjà réglée, par carte achat par exemple. Un sous-traitant utilise le A9, un cotraitant le A12.
Les marchés de travaux suivent un circuit séparé, calé sur le CCAG Travaux. Le fournisseur y dépose un projet de décompte mensuel en A4, le sous-traitant une demande de paiement en A10, la maîtrise d’œuvre un état d’acompte en A15. Se tromper de cadre envoie la pièce dans un workflow qui ne mène nulle part.
En marché de travaux, le titulaire dispose de quinze jours pour valider ou refuser la demande de paiement direct de son sous-traitant. Passé ce délai, Chorus Pro achemine la pièce à la maîtrise d’œuvre malgré l’absence de réponse, avec la mention correspondante.
Identifier la structure, puis envoyer vraiment
La recherche avancée du portail retrouve une entité par nom, ville ou code postal. Prenez le temps de vérifier la raison sociale complète affichée en face du SIRET. Deux structures d’une même commune portent souvent des libellés très proches.
Votre numéro de facture doit rester unique par SIRET et par année. Un doublon déclenche un message explicite et bloque le dépôt. Enfin, le bouton « Enregistrer » ne transmet rien : il crée un brouillon. Seul « Valider et envoyer » fait sortir la facture de votre espace.
Le délai de trente jours ne part pas de votre dépôt
Le cycle de vie d’une facture Chorus Pro compte une dizaine de statuts. Deux seulement portent un effet juridique. Les confondre revient à réclamer des intérêts moratoires sur une période qui n’a jamais couru.
Les statuts qui comptent, et ceux qui sont facultatifs
Une facture passe d’abord en « Déposée », puis en « Mise à disposition » lorsqu’elle apparaît dans l’espace du destinataire. C’est cette seconde date, sous réserve du service fait, qui ouvre le délai global de paiement. Elle se lit dans le suivi de traitement, exportable depuis la fiche de la facture.
Viennent ensuite « Mise à disposition du comptable », « Comptabilisée » puis « Mise en paiement ». Ces trois statuts sont facultatifs. Les collectivités raccordées à l’application Hélios les remontent automatiquement, les autres choisissent de les afficher ou non. Leur absence ne signifie donc pas que le dossier dort.
Ce qu’un retard coûte à la collectivité
Le délai maximal atteint trente jours pour l’État et les collectivités territoriales, cinquante jours pour les établissements publics de santé, soixante jours pour les entreprises publiques. Au-delà, les intérêts moratoires courent de plein droit, sans mise en demeure et sans relance de votre part.
Le taux applicable est celui du premier jour du semestre où le retard commence, selon l’article R.2192-31 du code de la commande publique. La formule reste simple : montant TTC multiplié par le nombre de jours de retard, divisé par 365, multiplié par le taux. S’y ajoutent 40 € par facture, prévus à l’article D.2192-35.
La moyenne rassure, les écarts moins. Une petite commune sans service financier dédié dépasse régulièrement le seuil réglementaire. Vous disposez de cinq ans après le règlement pour réclamer ces sommes, ce que très peu de TPE font.
À recycler, suspendue, rejetée : trois mots, trois coûts
Ces trois libellés reviennent dans les notifications du portail, et beaucoup de fournisseurs les traitent de la même façon. L’erreur coûte cher : chacun appelle une action différente, et un seul impose de refaire la facture.
À recycler : trois champs à corriger, rien à refaire
Le destinataire place la facture « à recycler » quand l’erreur porte sur le SIRET, le code service ou le numéro d’engagement. Vous rectifiez uniquement ces champs, puis vous renvoyez. La pièce revient à l’état « Complétée » chez l’acheteur, avec le même numéro de facture.
Cette voie est la plus rapide des trois. Elle suppose toutefois de lire le motif exact, accessible via le bouton de suivi de traitement en bas de la fiche. Un renvoi à l’aveugle produit souvent un second recyclage.
Suspendue ou rejetée : compléter ou repartir de zéro
Une facture suspendue attend une pièce justificative ou une précision. Le délai de paiement reste gelé tant que vous n’avez pas répondu. Vous ajoutez le document demandé, vous validez, et le traitement reprend là où il s’était arrêté.
Une facture rejetée relève d’une erreur bloquante sur les données elles-mêmes : montant, TVA, cadre de facturation. Là, aucune correction n’est possible. Vous devez émettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro, et le délai global repart de la date du nouveau dépôt.
Ce que septembre 2026 change pour vos factures publiques
La généralisation de la facturation électronique entre en application le 1er septembre 2026. Elle vise les échanges entre entreprises privées. Le canal des factures adressées au secteur public, lui, ne bouge pas.
Chorus Pro reste le canal du secteur public
L’administration a confirmé en juillet 2025 que le portail demeure la référence du B2G. Le projet de portail public gratuit pour le B2B a été abandonné, mais Chorus Pro n’était pas concerné. Vos factures à la mairie continuent d’y transiter, sans surcoût.
Depuis la rentrée, une nuance apparaît malgré tout. Une plateforme agréée raccordée peut transmettre vos factures publiques standard à votre place. Le dépôt direct reste possible, et certaines catégories comme les marchés de travaux ou les mémoires de frais de justice restent de toute façon sur le portail.
Le dépôt sur Chorus Pro reste gratuit pour le fournisseur. Passer par une plateforme agréée pour vos factures publiques constitue une option de confort, jamais une obligation réglementaire.
Clients publics et privés : deux circuits à tenir
Un artisan qui répare l’école communale et refait la toiture d’un syndic gère désormais deux flux distincts. Le premier passe par Chorus Pro, le second par une plateforme agréée. L’interface peut être unique, les circuits réglementaires restent séparés en arrière-plan.
Si vous cherchez un logiciel qui dépose sur Chorus Pro tout en couvrant vos clients privés, exigez la preuve du raccordement B2G et de la remontée des statuts. Beaucoup d’éditeurs annoncent la couverture publique sans remonter la date de mise à disposition, qui reste votre seul point de départ opposable.
- Chorus Pro est obligatoire pour toute facture adressée à une commune depuis le 1er janvier 2020, micro-entreprises comprises.
- SIRET du bon service, code service et numéro d’engagement se réclament à la commande, pas au moment du dépôt.
- Le délai de trente jours part du statut « Mise à disposition », jamais du certificat de dépôt.
- À recycler se corrige, suspendue se complète, rejetée se refait avec un nouveau numéro de facture.
- Les intérêts moratoires courent de plein droit, au taux de 10,40 % au second semestre 2026, plus 40 € par facture.
Le portail public ne couvre pas le B2B. Trois minutes pour savoir quelle plateforme agréée correspond à votre activité.
Questions fréquentes
Une mairie peut-elle encore accepter une facture papier ?
Non. Depuis le 1er janvier 2020, l’obligation couvre toutes les tailles d’entreprise. Une facture papier, ou un PDF envoyé par courriel, n’est pas recevable : le comptable public ne peut pas la mandater. Certaines communes acceptent encore un envoi parallèle par courtoisie, ce qui n’enlève rien à l’obligation. Tant que la pièce n’est pas déposée sur le portail, le délai de paiement ne démarre pas et aucun intérêt moratoire n’est dû.
Faut-il créer un compte pour une seule facture par an ?
Oui, il n’existe pas de dépôt anonyme. La création du compte est gratuite et l’activation immédiate : vous pouvez émettre dès l’inscription terminée. Le compte reste ensuite actif d’une année sur l’autre, avec l’historique de vos dépôts. Un conseil pratique : déclarez au moins deux administrateurs sur la structure, sous peine de perdre l’accès en cas d’absence ou de départ de la personne qui a créé le compte.
Que faire si la mairie ne fournit aucun numéro d’engagement ?
Consultez d’abord l’annuaire des structures publiques : il indique si l’entité l’exige réellement. Beaucoup de communes ne l’imposent pas, auquel cas le champ reste vide sans conséquence. Si l’annuaire le rend obligatoire, demandez-le par écrit au service acheteur avant de déposer. N’inventez jamais une référence en la reprenant du devis : la facture reviendra en « à recycler », et vous aurez perdu le temps de l’aller-retour.
Peut-on facturer une mairie sans marché public formalisé ?
Oui, et c’est le cas le plus courant pour un artisan ou un indépendant. Un achat de faible montant se traite par simple bon de commande, sans procédure de publicité. Le canal ne change pas pour autant : une facture de 200 € pour une prestation ponctuelle passe par le portail au même titre qu’un marché de travaux. L’absence de marché formalisé n’ouvre aucune dispense de facturation électronique.
Comment réclamer concrètement des intérêts moratoires ?
Commencez par exporter le suivi de traitement de la facture, qui horodate chaque changement de statut. Adressez ensuite au service acheteur une demande écrite chiffrant le principal, les intérêts et l’indemnité de 40 €, en joignant cette chronologie. Une lettre argumentée débloque souvent le dossier sans contentieux. Le système comptable de l’État calcule d’ailleurs ces intérêts automatiquement, avec un versement constaté en moyenne sous quarante-cinq jours.