La norme AFNOR XP Z12-014 recense 45 cas d’usage de facturation électronique dans sa version 1.4 du 30 juin 2026. Paradoxe : la situation la plus courante n’y porte aucun numéro. Un vendeur français facture un acheteur français, sans tiers, sans acompte, sans litige. Ce schéma de référence s’appelle le cas nominal, et la norme le décrit à part, avant la liste numérotée.
Concrètement, le cas d’usage de la facture nominale couvre le trajet complet d’une facture B2B domestique entre deux assujettis à la TVA établis en France. Le vendeur émet, l’acheteur paie, le document circule entre leurs deux plateformes agréées. Simple en apparence. En pratique, ce trajet traverse quatre acteurs, trois séries de contrôles et une dizaine de statuts possibles.
Dès le 1er septembre 2026, chaque entreprise vivra ce flux au quotidien, en réception d’abord, en émission ensuite. Comprendre le cas nominal, c’est donc comprendre l’ossature de toute sa facturation : les 45 scénarios normés ne sont que des variations autour de ce socle.
Le cas nominal relève des obligations de toutes les plateformes agréées, au même titre que les statuts de cycle de vie et les débouclements par avoir ou facture rectificative. Les 45 cas d’usage numérotés relèvent, eux, de la politique commerciale de chaque plateforme.
Le diagnostic identifie vos cas d’usage réels et les plateformes qui les couvrent.
Ce que recouvre le cas nominal, et ce qu’il exclut
Le terme sort des travaux de la commission AFNOR, menés avec la DGFiP et le FNFE-MPE. Avant de traiter les situations particulières, l’annexe A de la norme fixe le déroulé de référence d’un échange de facture. Tout ce qui s’en écarte bascule dans un cas numéroté.
Une facture B2B domestique, sans tiers ni particularité
Les conditions sont cumulatives. Le vendeur est assujetti à la TVA et établi en France. L’acheteur aussi. La facture est une facture simple : ni acompte, ni avoir, ni rectificative, ni auto-facture. C’est l’acheteur lui-même qui paie, sans affactureur, sans payeur tiers, sans subvention partielle.
Sur le plan fiscal, la répartition est classique. Le vendeur comptabilise le produit et collecte la TVA. L’acheteur enregistre la charge et déduit la taxe. Aucune donnée additionnelle n’est requise : le profil standard des formats Factur-X, UBL ou CII suffit.
Dès qu’un élément sort de ce cadre, le nominal ne s’applique plus. Un tiers payeur, une note de frais, une sous-traitance, une vente en marketplace ou un simple acompte renvoient vers l’un des 45 scénarios de la version 1.4. Autrement dit, le cas nominal sert d’étalon : chaque cas d’usage se définit par son écart avec lui.
Le socle imposé à toutes les plateformes agréées
La norme est explicite sur un point que peu de contenus relèvent. Le cas nominal, la gestion des statuts de cycle de vie et les débouclements par avoir ou facture rectificative font partie des obligations de toute plateforme agréée. Aucune ne peut y déroger.
Les cas d’usage numérotés obéissent à une logique inverse. Leur mise en œuvre relève de la politique commerciale de chaque acteur, et la norme anticipe même que certaines plateformes se spécialisent. Sur les 149 plateformes immatriculées par la DGFiP au 22 septembre 2026, toutes traitent donc la facture nominale. C’est le reste qui les distingue.
Par conséquent, comparer des offres sur leur capacité à gérer le flux classique n’a aucun sens. Le vrai tri se fait sur vos situations particulières : affacturage, acomptes, frais collaborateurs, sous-traitance. La liste des cas d’usage sert d’ailleurs officiellement de grille de comparaison des offres.
Dans la liste numérotée de la norme, le « cas n°1 » désigne la facture multi-commande / multi-livraison. Le cas nominal ne porte aucun numéro : il est décrit en amont, comme schéma de référence dont la numérotation des sept étapes sert ensuite à tous les autres cas.
Les sept étapes du flux, de la création à l’encaissement
L’annexe A découpe l’échange en sept étapes numérotées, reprises ensuite dans la description de chaque cas particulier. Ce séquencement révèle un point souvent mal compris : la facture et les données fiscales ne suivent pas le même chemin.
Étapes 1 à 3 : création, contrôles et double transmission
Étape 1 : le vendeur crée la facture depuis son système d’information, une solution compatible ou directement sa plateforme, dans l’un des trois formats structurés. Il la transmet à sa plateforme agréée d’émission (PA-E) pour traitement.
Étape 2 : la PA-E déroule trois étages de contrôles. D’abord techniques (antivirus, enveloppe), puis applicatifs (structure du fichier), enfin fonctionnels : règles de gestion, recherche de doublons, existence d’une adresse de réception active dans l’annuaire. Un fichier illisible ressort en « irrecevable » (code 501). Une facture conforme déclenche en revanche une double transmission : le document part vers la plateforme de l’acheteur, tandis que les données requises par l’administration, le flux 1, filent au concentrateur de données du PPF avec le statut Déposée.
Étape 3 : la plateforme de réception (PA-R) contrôle à son tour, pose les statuts Reçue puis Mise à disposition, et remet la facture à l’acheteur. En cas d’aiguillage vers la mauvaise plateforme, un code « erreur routage » (221) permet de rejouer la transmission sans annuler la facture.
La facture elle-même ne transite jamais par l’administration fiscale. Le concentrateur du PPF ne reçoit que les données de facturation et quatre statuts. Le document voyage exclusivement de plateforme à plateforme.
Étapes 4 à 7 : traitement, paiement et encaissement
Étape 4 : l’acheteur traite la facture et pose ses statuts de traitement, de la prise en charge à l’approbation, totale ou partielle. Ces statuts remontent au vendeur par le relais des deux plateformes. Un statut Suspendue appelle par exemple un statut Complétée en retour, avec les pièces manquantes.
Étape 5 : l’acheteur paie, hors circuit des plateformes. Il peut transmettre un statut Paiement transmis, recommandé mais facultatif, avec le montant TTC réglé. Étape 6 : le vendeur encaisse et rapproche. Si la TVA est due à l’encaissement, cas des prestations de services sans option pour les débits, il doit créer le statut Encaissée, montant détaillé par taux de TVA. La règle s’étend aux factures d’acompte, y compris sur des biens et même avec option débits.
Pour une vente de biens classique en revanche, Encaissée ne part pas à l’administration : il peut seulement être partagé avec l’acheteur. Étape 7 : le concentrateur reçoit le statut, matière première du futur pré-remplissage de TVA annoncé pour 2028.
Le cycle de vie : qui pose quel statut
Le cycle de vie distingue deux familles de statuts. Ceux de la phase de transmission sont créés par les plateformes, ceux de la phase de traitement par les entreprises elles-mêmes. Confondre les deux alimente de faux espoirs de paiement.
Les statuts de transmission, posés par les plateformes
Cinq statuts suivent le cheminement du document, dans l’ordre : Déposée ou Rejetée à l’émission, Émise, Reçue ou Rejetée en réception, Mise à disposition. Aucun ne demande d’action de votre part : les plateformes les génèrent et les tiennent à disposition.
Attention au contresens le plus répandu : Déposée ne signifie pas payée, ni même reçue. Ce statut atteste seulement que les contrôles d’émission sont passés. Depuis la version 1.1 de l’annexe, il n’est d’ailleurs plus transmis à la plateforme de réception, uniquement au concentrateur. Quant au rejet technique, il ferme le cycle : la facture rejetée s’annule comptablement, par un avoir interne jamais transmis au client.
Les statuts de traitement, à la main des entreprises
La seconde famille appartient aux utilisateurs : Prise en charge, Approuvée, Approuvée partiellement, En litige, Suspendue, Complétée, Refusée, Paiement transmis, Encaissée, plus un statut Annulée après facture rectificative. Contrairement aux statuts de transmission, ils se posent de façon indépendante, sans ordre imposé.
Sur cette dizaine de statuts, quatre seulement remontent obligatoirement au concentrateur : Déposée, Rejetée, Refusée et Encaissée. Deux règles fines méritent d’être connues. D’une part, un Rejetée ou un Refusée clôt définitivement la facture : plus aucun statut obligatoire ne peut suivre. D’autre part, le refus exige un motif issu d’une liste fermée et ne sert jamais à contester un montant. Un désaccord commercial passe par le statut En litige, réglé ensuite par avoir ou facture rectificative.
Ce que le cas nominal exige de votre entreprise
Les plateformes portent le flux, mais deux chantiers restent à votre charge : la donnée d’adressage de vos clients et le choix d’un outil qui restitue les statuts. À quelques jours de l’échéance de réception, les deux se traitent vite.
L’adresse de facturation électronique, une donnée client à part entière
Chaque destinataire est identifié dans l’annuaire du PPF par une adresse de facturation électronique. Elle prend souvent la valeur du SIREN, mais reste une donnée distincte, avec quatre formes possibles : SIREN seul, SIREN_SIRET, SIREN_SIRET_CODEROUTAGE ou SIREN_SUFFIXE, ce dernier libre et sans déclaration préalable.
Une contrainte structure tout le dispositif : une adresse donnée n’est rattachée qu’à une seule plateforme de réception. La facture embarque l’adresse du destinataire (donnée BT-49) et celle du vendeur pour le retour des statuts (BT-34). L’annuaire est consultable publiquement, notamment via le portail Chorus Pro.
Pour un émetteur, la conclusion est opérationnelle : l’adresse de facturation électronique devient une donnée du référentiel client, à collecter et fiabiliser comme l’adresse postale hier. Une adresse fausse, et la facture part au rejet ou vers la mauvaise boîte.
Vérifier le socle de son outil avant l’échéance
Le calendrier ne bouge plus. Au 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent savoir recevoir, et les grandes entreprises comme les ETI doivent émettre. Les PME, TPE et micro-entreprises basculent en émission au 1er septembre 2027.
La loi de finances pour 2026 a par ailleurs durci les sanctions : 50 € par facture non conforme, plafonnés à 15 000 € par an, et une mise en demeure en l’absence de plateforme, suivie de 500 € puis de 1 000 € par trimestre. Un droit à l’erreur couvre la première infraction régularisée sous 30 jours.
Le nominal étant garanti partout, votre vérification porte ailleurs. Listez vos écarts réels au cas de référence, acomptes, sous-traitance, frais, affacturage, puis exigez de l’éditeur la preuve qu’il couvre chacun. C’est la seule question qui différencie encore les offres, avec le prix et l’ergonomie du suivi des statuts.
- Le cas nominal décrit la facture B2B domestique de référence : vendeur et acheteur assujettis en France, sans tiers ni particularité.
- Il fait partie des obligations de toutes les plateformes agréées, quand les 45 cas numérotés restent optionnels.
- Le flux compte sept étapes et deux chemins distincts : la facture entre plateformes, les données vers le concentrateur du PPF.
- Quatre statuts remontent à l’administration : Déposée (200), Refusée (210), Encaissée (212), Rejetée (213).
- Encaissée n’est obligatoire que si la TVA est due à l’encaissement, acomptes inclus.
- À organiser côté entreprise : l’adresse de facturation électronique des clients et un outil qui restitue les statuts.
Le diagnostic vérifie si vos flux tiennent dans le cas nominal et quelles plateformes couvrent le reste.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si mon client n’a choisi aucune plateforme ?
Votre facture est traitée normalement à l’émission, puis marquée Déposée avec le motif « non transmise ». Vous transmettez un duplicata par tout moyen pour vous faire payer, sans obligation de refaire la facture. Votre client, lui, s’expose à la sanction trimestrielle prévue pour défaut d’équipement, et ne peut pas exiger de facture papier.
Peut-on encore envoyer une facture PDF par e-mail entre entreprises françaises ?
Uniquement tant que votre entreprise n’est pas soumise à l’obligation d’émission, soit jusqu’à septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises. Ensuite, seule la transmission par plateforme agréée au format structuré vaut facture conforme. Le PDF simple subsiste comme duplicata ou copie de travail, sans valeur de facture d’origine.
Qui choisit la plateforme qui reçoit la facture ?
L’acheteur, et lui seul. Chaque adresse de facturation électronique est associée à une unique plateforme de réception, désignée par son titulaire dans l’annuaire. Le vendeur ne peut rien imposer : sa plateforme consulte l’annuaire et route la facture vers le canal déclaré du client. Les deux parties peuvent donc utiliser des plateformes différentes sans difficulté.
L’auto-facturation relève-t-elle du cas nominal ?
Non. Quand l’acheteur établit la facture pour le compte du vendeur, les rôles s’inversent : sa plateforme devient plateforme d’émission et les adresses de retour changent de sens. La norme traite cette situation dans un cas d’usage dédié, avec ses règles propres. Le cas nominal suppose toujours que le vendeur émet.
Qui doit archiver la facture une fois le flux terminé ?
L’obligation de conservation reste à la charge de chaque entreprise : six ans au plan fiscal, dix ans au plan commercial. Les plateformes conservent les documents de leur côté, sur des durées longues, dix ans le plus souvent. Leur archivage ne remplace toutefois pas juridiquement le vôtre, à organiser dans une chaîne à valeur probante.